Pasos para organizar vuestra boda IV: la planificación

Es el momento de planificar realmente el evento, el “dónde”, “cuándo”, “cómo”, “quién”, “con quién” y “con cuánto”.

Es el paso en el que debéis decidir el lugar, el día, la hora, los proveedores, quién se encargará de cada asunto,  y, uno de los puntos más importantes, el presupuesto. 

En esta fase también será necesario preparar un cronograma exhaustivo de todas las acciones que se realizarán antes, durante y después de la boda.

El lugar: si ya habéis decidido los pasos anteriores este punto os será más sencillo de acometer. Ya habéis elegido si la boda será religiosa o civil, qué tipo de invitados tendréis y qué tipo de boda queréis, así ahora os enfrentáis al "dónde".  Tened en cuenta el presupuesto con el que contáis, el número de asistentes y el tipo de boda que deseáis a la hora elegir lugar para la ceremonia y el banquete.  Si habéis decidido contratar una wedding planner, os será mas sencillo, puesto que contaréis con un acompañamiento profesional en este punto; si queréis planificarlos vosotros mismos, os debéis preparar para visitar muchos sitios y compararlos, hasta que encontréis uno que os convenga.

La fecha: para decidir este punto, será imprescindible contar con la disponibilidad de la iglesia, juzgado o ayuntamiento donde queráis celebrar la ceremonia de boda. Antes de consultar las fechas disponibles en la parroquia o juzgado, os aconsejo que escojáis antes varios días posibles, para poder contar con alternativas en caso de que no puedan casaros en vuestra fecha favorita; ganaréis tiempo y no marearéis al sacerdorte o funcionario que os atienda (y eso, creedme, os facilitará los trámites posteriores). También os aconsejo que tengáis en cuenta períodos de acumulación de trabajo, vacaciones, fiestas, partidos de fútbol con gran repercusión y cualquier otra circunstancia que pueda complicar la asistencia a vuestros invitados. Otro concepto a tener en cuenta a la hora de fijar la fecha, es el presupuesto que tengáis disponible:  el precio se incrementará en la temporada alta de bodas y en viernes o sábados. Y, por supuesto, antes de fijar la fecha es necesario conocer dónde va a haber más complicaciones cuando queráis decir el "cuándo": la iglesia o el juzgado; ese será el primer lugar donde consultar antes de seguir con el resto.

La hora: también será primordial fijar la hora en que deseáis la celebración de la ceremonia y el banquete. El lugar en que se llevará a cabo la ceremonia y el posterior banquete os irá dando pistas acerca de la hora. Si habéis definido bien los objetivos y el público al que os dirijís, os será más fácil decidir si preferís una boda de mañana o de primera o última hora de la tarde. También es importante tener en cuenta la fecha para decidir la hora.  Una ceremonia de boda en Madrid, en julio y a las 5 de la tarde no es una buena idea, salvo que sea una boda nudista.

Los proveedores: este, quizás, sea el punto más laborioso de la organización. Tendréis que decidir quién confeccionará vuestros trajes, quién os preparará los arreglos florales, quién os servirá los anillos, quién os proporcionará los regalos para los invitados, quién elaborará vuestras invitaciones y menús, quién será DJ en el baile y así un largo etecétera.  Os aconsejo que pidáis varios presupuestos de cada partida, comparando precios, calidades y condiciones. También será muy útil preguntar a otras parejas de novios acerca de sus experiencias con proveedores y, por supuesto, consultar en Google.

Quién lo planificará, organizará y coordinará: es importante decidir quién se va a encargar de qué, y en qué momento lo hará. Habrá que decidir asuntos tales como quién acompañará a la novia y al novio a elegir sus vestidos, quién se encargará de recoger el ramo de novia el día B, quién colocará el velo de la novia en la iglesia, quién colocará a los invitados en sus asientos para la ceremonia, quién conducirá el coche de la novia, quién y cuándo pagará a los proveedores, etc.  si no váis a contratar a una organizadora de bodas profesional, es importante que os reunáis con todos los participantes para informarles de sus cometidos.  El día B, sólo os tenéis que preocupar de disfrutar y estar radiantes, queridos novios, el resto tiene que ser una maquinaria bien engrasada y eso sólo se consigue con planificación y coordinación. Y, antes de asignar tareas a amigos y familiares, reflexionad acerca de si esa responsabilidad será una carga o una alegría.

El presupuesto: el último punto en este post, pero no por eso el menos importante. Si no váis a haceros cargo del pago solamente vosotros, será importante que consultéis con qué cantidad van a colaborar los otros participantes. Si contáis con los regalos en metálico para financiar la boda y no queréis llevaros desagradables sorpresas, deberéis tener en cuenta que la situación económica que estamos viviendo lleva a muchos invitados a dar menos dinero o, directamente, a regalar artículos materiales. Un truco que funciona muy bien es planificar el presupuesto desglosándolo por partidas, así sabréis en qué os queréis gastar más o menos dinero y poder desviar parte de los fondos de una partida a otra de forma inteligente en caso de ser necesario.

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