La Coordinadora del Día de la Boda: Tranquilidad a la Vista

El día de la boda suceden muchas cosas y participan muchas personas, y todo ello en un corto período de tiempo. Eso significa que es necesario controlar que todo ocurre cómo y cuándo está previsto y que cada uno de los implicados hace lo que debe.
 

Y todo eso requiere trabajo, mucho trabajo. Aunque no es fácil percibir esa necesidad de dedicación y esfuerzo en un primer momento, por lo que se suele dar por hecho que todo saldrá bien sin preocuparse de nada. O, en el mejor de los casos, se suele delegar en el proveedor de la restauración o en una persona cercana este tipo de tareas.


Dar por sentado que todo irá como la seda, es una mala política, porque son muchas cosas y muchas personas implicadas en una boda. Y si no hay supervisión y control, es fácil que comiencen a surgir problemas y retrasos de todo tipo. Desde que el florista se equivoque de hora de entrega (todos somos humanos), hasta que un DJ poco responsable se tome más de una copita durante su trabajo. 


Si se encarga la coordinación del día de la boda al proveedor de la restauración (fincas, restaurantes, etc.), es fácil que no os puedan prestar toda la atención que les gustaría; sobre todo si es temporada alta de bodas y tengan la agenda repleta. Por no hablar de que muchos de estos proveedores sólo pueden prestar servicio dentro de sus instalaciones, por lo que no se podrían ocupar de la coordinación de una ceremonia celebrada fuera de ellas. 


Y si le pides a una persona de confianza que se encargue de toda la coordinación del día de la boda, le estarás impidiendo que disfrute del evento. Porque no se puede estar lidiando con todas las tareas que implica la coordinación de una boda y vivirla como una invitada más. 


Por todo esto, te recomiendo que contrates los servicios de de coordinacion nupcial. Si quieres saber más acerca de lo que hace una coordinadora del día de la boda, sigue leyendo...

Qué hace una coordinadora del día de la boda


Será la coordinadora de los proveedores el día de la boda


Esto es un asunto realmente importante, porque el día de la boda habrá muchos proveedores que tendrán que hacer entregas y realizar servicios: peluqueros, maquilladores, floristas, decoradores, músicos, DJ, animadores, catering, maestro de ceremonias, chófer... 


Eso significa que será necesario comprobar que cada uno de los proveedores llega a su hora y hace lo que se espera de él.


Se encargará de que todo suceda como debe


La coordinadora y su equipo se preocupará de que todo salga según lo planificado. Y eso es una tarea importante, créeme. 

Te comento algunas para que te hagas una idea: ocuparse de colocar los abanicos y el programa en el lugar de la ceremonia, cerciorarse de que la decoración floral llega completa y se ubica según lo planeado, verificar que los músicos llegan a tiempo a la boda y que tienen todo lo que necesitan, comprobar que el seating se corresponde con los puestos en las mesas, cerciorarse que la decoración y números de las mesas están perfectas, colocar los dulces en la candy bar, verificar con el DJ que la iluminación, el sonido y la música que sonará en la zona del baile son los elegidos por los novios... 


Como puedes comprobar, son muchas tareas, pero de las que los novios no deberían preocuparse bajo ningún concepto.  


Aunque muchos proveedores de restauración intentan ocuparse de todas estas tareas, no siempre es posible que puedan abarcarlas todas; sobre todo teniendo en cuenta que deben atender varias bodas en un corto período de tiempo. 


Se ocupará de que se cumpla el timing de la boda


Precisamente por la cantidad de personas y acciones que intervienen en una boda, que se celebra durante un tiempo limitado, es imprescindible que todo suceda cuándo debe. Para ello se debe elaborar un timing en el que se especifique claramente el qué, el quién y, sobre todo, el cuándo. 


Piensa que todas las cosas que ocurren en la boda están conectadas, por lo que es importante que sigan un orden, si no se quieren resultados poco agradables, claro está. 


Por ejemplo, si la novia llega muy tarde a la boda, la ceremonia puede sufrir las consecuencias: acortarse, acelerarse o, en el peor de los casos, posponerse. 


O si los novios llegan tarde a la recepción, pongamos por caso, por una sesión fotográfica postboda eterna, la comida o la cena se retrasará. Y ese tipo de demoras suele redundar en que los invitados se incomodan, la calidad de la comida (que no se ha servido a su hora) se resiente, el DJ puede tener otro compromiso después y se verá obligado a acortar su actuación...


Y para eso está la coordinadora del día de la boda, para que el timing se cumpla a rajatabla.

 
Coordinará el protocolo de la boda


La coordinadora del día de la boda y su equipo de ocuparán de que, en caso de que lo desees, se reserven algunos asientos de la primera fila para los invitados más cercanos. Algo que recomiendo siempre, porque no siempre se respeta que los primeros asientos deben ser para los más allegados. Un ejemplo: no será la primera vez que esa vecina de tus padres de toda la vida y sus cuatro hijos ocupen el primer banco, porque se creen con más derecho a estar ahí que tu abuelo o tu mejor amiga. 


También se encargará de ayudaros con el orden de entrada y salida del cortejo nupcial o de que los asistentes que vayan a leer en la ceremonia lo hagan según el guión.


Otra de sus labores es invitar a los asistentes a que entren en el lugar donde se celebre la ceremonia, porque suelen remolonear para ver llegar a la novia y ésta acaba entrando sola en el juzgado o la iglesia. 


En caso de que los invitados vayan a desplazarse en autocar desde el lugar de la ceremonia al del banquete, también se ocupará de reunirlos y de que vayan subiendo a él, para no demorar la llegada a la comida o la cena. 


Y, por supuesto, ayudará a los invitados a que encuentren sus sitios en el lugar donde se celebre la recepción. Por muy bien elaborado que esté el panel donde se muestre el seating de la boda, siempre es de agradecer que una persona pueda resolver dudas o acompañar a las personas más mayores a sus asientos. 

 
Supervisará los traslados de los invitados


Otra de las tareas importantes es ocuparse de que los invitados puedan llegar o marcharse sin dificultades de los distintos lugares donde se celebre la boda. 


Si se alquila un autocar para trasladar a los invitados, la coordinadora se encargará de que se recoja a todos los invitados según el plan preestablecido y de que se llega a tiempo a la ceremonia y a la recepción. También se ocupará de que el autocar se lleve de vuelta a los invitados según los turnos que se hayan marcado de antemano.


En caso de que los invitados vayan con su propio vehículo, se ocupará de facilitar instrucciones si los invitados se pierden o de informar de los lugares donde se puede aparcar. Aunque estos datos deberían estar en el plano que se envía con la invitación, siempre puede surgir alguna duda de última hora. 


Y si hay invitados que necesiten un taxi para desplazarse, se encargará de llamar a tantos como sean necesarios con tiempo suficiente.


Se encargará de los pagos a los proveedores


Otra de las funciones que puede realizar la coordinadora, es realizar los pagos a los proveedores que los novios estimen oportuno.


Aunque la mayoría de esos proveedores habrá cobrado ya por adelantado o, en caso de que quede algún pago pendiente, lo cobrarán mediante transferencia; hay algunos profesionales que prefieren cobrar en efectivo ese mismo día al terminar su trabajo.


Para que los novios no tengan que encargarse de esa tarea, pueden facilitarle sobres con dinero en efectivo o cheques, que luego entregará a los proveedores, despues de hacerles firmar un recibo (que luego dará a los novios) y pedirles la correspondiente factura. 


Retirará los objetos y detalles que quieras conservar


Algo muy habitual en las bodas es olvidarse de retirar ciertos recuerdos y detalles de la decoración, que luego se acaban perdiendo. 


El programa, uno de los detalles de la decoración del pasillo nupcial, las tarjetas del seating, la guirnalda de Mr&Mrs de vuestra mesa, los objetos decorativos que habéis comprado para la ceremonia o la recepción, incluso el libro de firmar... todas esas cosas no se suelen recoger el día de la boda, y se acaban perdiendo. 


Y esa es una de las tareas que puede realizar la coordinadora, que os entregará después de la boda una caja con todos esos detalles y recuerdos, que tanta ilusión hace conservar.  


Solucionará los problemas que puedan surgir, sin que sea necesario molestaros


No te voy a engañar, por muy bien planificada que esté una boda, pueden surgir imprevistos y problemas. Y, si no hay nadie allí para solucionarlos, os tendréis que ocupar de esos inconvenientes vosotros mismos.


Una persona acostumbrada a organizar y coordinar bodas, tiene en la manga varios ases para solucionar (casi) todo lo que pueda surgir, porque está acostumbrada a lidiar con todo tipo de sorpresas de última hora.


De hecho, si la coordinadora es profesional, para vosotros y para los invitados la boda debería ir como la seda, aunque haya ocurrido una verdadera hecatombe. Si los problemas, por muy grandes que sean, se detectan a tiempo y se solucionan correctamente, nadie ajeno a la organización deberían percibirlos siquiera.

Aportará tranquilidad... y mucha


Saber que hay un equipo de personas velando porque la boda sea perfecta, es un plus de tranquilidad para vosotros dos, que os podréis dedicar a lo importante: a disfrutar de un día tan especial como vuestra boda.  


Cómo contratar el servicio de coordinación


Te recomiendo que contrates a una coordinadora profesional, que esté acostumbrada a este tipo de trabajo. Muchas wedding planner profesionales ofrecemos también este servicio, además del de diseño y planificación de la boda.


Una coordinadora profesional siempre te pasará un presupuesto formal por sus servicios para tu aprobación. Cerciórate de que en el presupuesto aparecen todos los conceptos de los que habéis hablado, así te evitarás extras de última hora. 


Comprueba que las personas que van a trabajar en la coordinación el día de la boda están aseguradas (autónomas o contratadas), porque si tienen algún accidente, te evitarás muchos problemas. Si la coordinadora es profesional, trabajará como empresa o como autónoma, por lo que se encargará de que su equipo trabaje en las condiciones adecuadas. 

Te aconsejo que pidas factura también por este servicio. Aunque pagar impuestos no sea algo agradable, es la única forma de reclamar, en caso de que haya algún desencuentro. Por otra parte, un profesional que insiste en trabajar con factura, debería darte más garantías que uno que no lo hace, porque suele ser señal de seriedad y de confianza en su propio trabajo.


El trabajo de una coordinadora no se limita sólo al día de la boda, debes reunirte con ella con antelación para que sepa cuál es la planificación del evento, para facilitarle los contactos de los proveedores y los implicados y el timing de la boda. Piensa que necesita conocer cada detalle para poderlo poner en práctica el "día B".




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