Cómo Organizar una Boda de Fin de Semana

Hay bodas tan bonitas y emotivas que es una pena que duren tan poco tiempo. así que... ¿por qué no alargarlas un par de días y poder disfrutarlas más?


Aunque pueda parecer algo de otra época y de otra cultura, lo cierto es que cada vez hay más parejas que deciden organizar bodas de fin de semana.


Si te llama la atención este tipo de celebraciones que duran más de un día, sigue leyendo, porque te cuento sus ventajas e inconvenientes y consejos para organizarla con éxito.

Ventajas


Las bodas de fin de semana tienen muchas ventajas:

• Son más divertidas.
• Los invitados interactuarán mucho más entre sí.
• Son diferentes, si buscas algo que se salga de la norma, es una buena forma de lograrlo.
• Podrás dedicar más tiempo a tus invitados, y de más calidad.
• Lograrás más y mejores fotos, puesto que habrá más ocasiones y escenarios en las que hacerlo.

Inconvenientes

• Necesitan más presupuesto.
• Son más complicadas a la hora de organizarlas.
• Es imprescindible recortar la lista de invitados.

Consejos de organización


El espacio


Si vas a organizar una boda de más de un día, lo ideal es buscar una zona y unos espacios que se presten a este tipo de celebraciones. Aunque un entorno urbano, sobre todo si es turístico, también ofrece posibilidades para una boda de fin de semana, lo cierto es que los ambientes rurales o playeros tienen muchas más posibilidades. Algunas ideas: casas rurales, castillos, masías, cortijos, caseríos, espacios para camping o glamping (camping lujoso y con mucho glamur), resorts invernales o de costa...

La fecha


Si tu boda va a ser de fin de semana, valora si te conviene fijar la fecha en vacaciones o puentes. Por una parte, ese tipo de fechas son complicadas, puesto que muchos invitados pueden tener planes; por otra, es más fácil que los invitados puedan acudir a una boda de varios días, al no tener que pedir vacaciones en el trabajo o que los niños pierdan clases. Según mi opinión y experiencia, es mejor aprovechar periodos de vacaciones, puesto que habrá más invitados que puedan asistir que los que tengan viajes reservados.

 

La lista de invitados


Reduce la lista de invitados únicamente a las personas que realmente importan. Una celebración de varios días implica que estarás esas personas muchas horas, compartiendo todo tipo de actividades, además de la propia boda. Por otra parte, la organización y el presupuesto se complicarán, así que es importante recortar gastos innecesarios ;)


Las invitaciones


Envía las invitaciones con más tiempo que en el caso de una boda de 1 único día. La antelación dependerá del número de días que durará la boda y de si la mayoría de los invitados tendrán que desplazarse (destination weddings), aunque debería estar entre 6 y 12 meses.


En este tipo de bodas, es conveniente que insistas en la confirmación de la asistencia. Si los invitados no confirman motu proprio, llámales por teléfono o envíales un correo o WhatApps para que lo hagan. 


La web


En el caso de las bodas de fin de semana, tener una web es casi imprescindible, porque así podrás ir subiendo información general y específica de la boda. Es un medio perfecto para ir ofreciendo a los invitados todo tipo de contenidos útiles, actualizándolos según se va acercando la fecha del enlace. Entre la información que debería aparecer: agenda, planos, localización de todos los lugares en los que tendrá lugar la boda y las diferentes actividades, planos, guías turísticas, visitas de interés, restaurantes a los que ir, lugares de ocio diurno y nocturno, costumbres de la zona, fotografías...


Alojamiento y desplazamiento


Averigua qué alojamientos hay más cercanos al lugar en el que se celebrará la boda y la mayor parte de actividades. Lo ideal es buscar de un par de categorías, para que cada invitado pueda alojarse en el que más le convenga según su economía. Intenta negociar los precios con los establecimientos, sobre todo si los invitados son numerosos. Lo normal es que sean los asistentes los que se encarguen de pagar ese alojamiento.


Si has previsto actividades que requieran un desplazamiento desde el lugar del alojamiento, contrata un autocar que esté a vuestro servicio esos días. También puedes localizar empresas de alquiler de vehículos con o sin conductor para que puedan utilizarlos los invitados para desplazarse. En el caso del autocar, lo más apropiado, es que corra de vuestra cuenta; si se trata del alquiler de vehículo, que lo paguen los invitados. 

Informa a tus invitados


Informa a los invitados claramente de los costes que implicará la boda para ellos. Así podrán organizarse económicamente y no habrá malos entendidos acerca de quién paga qué. Imagina que hay algún asistente que piensa que el alojamiento y la manutención esos días corre por vuestra cuenta y se encuentra una vez allí con que tiene que asumir esos gastos sin tenerlos previstos.


Indica a los invitados de forma clara el dresscode que será necesario en cada momento del fin de semana. Cuando se va a una boda que se celebrará en un único día, todo es más sencillo para los asistentes a la boda, porque la mayoría sabe cómo debe ir vestido, pero la cosa se complica cuando se extiende durante varios días y con diferentes actividades. Especifica si será necesario calzado adecuado para caminar, ropa cómoda, prendas de abrigo, bañadores, gorras, protección solar... Y también indica si hará falta ropa de vestir o de gala para otras comidas o cenas más allá de la de la boda.

La programación de actividades


A la hora de programar actividades para los invitados, es importante no excederse. Una cosa es ofrecerles entretenimiento y otra muy diferente agobiarles. Lo ideal es que tengan algunas horas del fin de semana ocupadas (además de las que pasarán en la boda propiamente dicha), pero dejándoles tiempo libre para que puedan descansar o hacer planes por su cuenta.


No hace falta que todo esté programado en esos días, puedes hacer sugerencias a tus invitados, pero sin imponerles nada.


Te aconsejo que organices una fiesta o cena de bienvenida e introducción de la boda, así los invitados se conocerán según lleguen y comenzarán ya a sentirse inmersos en la celebración. Aprovecha para presentarles a todos y charlar un rato con cada uno de ellos. En este evento puedes organizar actividades divertidas que sirvan para romper el hielo, como un baile, una sesión de karaoke, etc.

Un plan que te puede servir como modelo para una boda de fin de semana puede ser el siguiente:

Viernes

Cena de bienvenida (con o sin actividades).

Sábado

Desayuno.

Actividad (turismo por la ciudad, deportes de aventura, una clase de cocina o de baile, belleza o spa...).

Lunch.

Ceremonia de boda.

Recepción.

Baile.

Domingo

Bruch

Actividad (turismo, aventura, etc.).

 

Los niños


En el caso de que haya varios niños invitados a la boda, no estaría de más contratar algún servicio de cuidado y entretenimiento para ellos. Así los padres podrán disfrutar de tiempo libre para ellos... y los peques también. 


Dales la bienvenida como se merecen


Una buena idea es preparar una bolsa o kit de bienvenida, especialmente para los que deban viajar. Incluye la agenda del evento y las actividades complementarias, planos y guías de la zona.  También es buena idea ofrecer algunos detalles relacionados con los planes que tengas preparados para ellos y con el lugar en que se celebre la boda. Te pongo un ejemplo: si tienes programada una visita a una bodega y una clase baile para todos, puedes colocar en el kit un libro sobre enología básica y un pendrive con una playlist con los temas que vayan a sonar durante la clase. Otros detalles para la bolsa de bienvenida podrían ser elementos de higiene personal, por si se han olvidado de ellos al hacer el equipaje; o detalles gourmet, con los que siempre se acierta.


¿Qué te parece la idea de organizar una boda de varios días?




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La primera vez que apareció el post Cómo Organizar una Boda de Fin de Semana fue en el blog de ¿Quién Dijo Boda?



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