Así que los novios tienen que elegir, tratar y supervisar a todos ellos; lo que no es una tarea fácil. Aunque la mayoría son profesionales, aman su trabajo y respetan a sus clientes, hay ocasiones en las que se les ponen las cosas muy complicadas a las parejas que están organizando su boda.
Para ayudaros a tratar adecuadamente con los proveedores que participarán en vuestra boda, quiero compartir algunos consejos prácticos y que estoy convencida de que os serán útiles.
Antes de comenzar a tratar con los proveedores
Lo primero que debéis hacer es marcaros un presupuesto, ya sé que siempre insisto en ello, pero es que es realmente importante. Si no lo hacéis, podéis acabar con un agujero enorme en vuestra economía, puesto que en la vorágine de la organización de la boda es fácil que acabéis gastando mucho más de lo necesario. Y, por otra parte, no tener claro el dinero que os podéis gastar, puede llevaros a poner más dinero en lo que no es imprescindible y quedaros sin presupuesto para lo realmente necesario.
Lo siguiente en importancia es que decidáis qué tipo de boda queréis, y no hablo únicamente de la paleta de colores o de la temática. Me refiero a si queréis una boda íntima o muy concurrida, si deseáis que sea sencilla o muy lujosa, si se celebrará en una finca o en un hotel...
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| Antes de elegir proveedores es fundamental que sepáis qué tipo de boda deseáis |
También debéis tener claro qué es lo que necesitáis y qué es lo que deseáis. Lo que necesitáis es lo realmente importante, la base de la organización de la boda. Lo que deseáis es lo que deberíais contemplar después de dedicarle dinero y tiempo a lo necesario. Para cada pareja lo necesario es diferente, aunque mi recomendación general es que la mayor parte del presupuesto lo dediquéis a la comida, la bebida y el entretenimiento de los invitados. Aunque eso no quita que si para vosotros el outfit nupcial de ambos es muy importante, pasará a ser algo necesario, lo que implicará que tendréis que reducir en alguna otra partida del presupuesto.
Otro punto que debéis tener presente es que la tendencia low cost puede convertirse en un verdadero problema. Todo tiene un coste real, así que si algo es escandalosamente barato, casi con toda seguridad esconde alguna sorpresa desagradable. Os pongo un ejemplo: si una empresa de catering tiene que pagar una cantidad por los alimentos, tiene que contratar a unos cocineros y unos camareros, tiene que pagar unos suministros y unas instalaciones, tiene que abonar licencias e impuestos y tiene que obtener unos beneficios (al fin y al cabo es un negocio), no puede ofrecerte un servicio de calidad por una décima parte de la media de lo que se cobra en el sector. Imposible. Esos precios probablemente escondan un negocio poco legal, materias primas de mala calidad, instalaciones deficiente, personal sin contrato y con salarios indecentes... Ojo con ello. Otra cosa es que intentéis encontrar un buen precio y simplificar las cosas, pero recurrir a las gangas no es nada recomendable.
La elección del proveedor
Comenzad a buscar primero los proveedores de lo realmente necesario, porque es fácil dejarse llevar y elegir antes lo que se desea. Lo más recomendable es elegir y entregar dinero a cuenta por lo realmente importante, dejando para el final lo que sea prescindible.
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| Antes de elegir la decoración, es más importante elegir el lugar de la recepción o el menú |
Antes de elegir un proveedor os aconsejo que busquéis varias propuestas y que comparéis precios y servicios. Estudiadlos detenidamente y luego tomad una decisión.
Buscad referencias y opiniones de los proveedores antes de contratarles.
Entrevistaos siempre en persona con los profesionales siempre que sea posible.
Dejaos guiar por la intuición. Si no os sentís cómodos con el proveedor, probablemente deberíais de buscar otro. Una boda es un momento muy importante como para no estar a a gusto con quiénes participarán en ella.
Preguntad a cada proveedor y profesional en qué consistirá su servicio, las condiciones de trabajo, sus requisitos de trabajo, cómo se harán los pagos, etc. No os quedéis con ninguna duda.
Pedidles que os enseñen otros trabajos que hayan realizado, que os muestren cómo son los montajes que preparan para las bodas o que os faciliten cualquier otra información que les avale como profesional.
Preguntadles por sus condiciones de trabajo, qué necesitan para prestar el servicio. En muchos casos les hará falta un espacio concreto, unos requisitos de electricidad, agua corriente, un camerino... Es importante saber si vais a poder proporcionárselo o no.
Qué exigirles
Pedid siempre un contrato de prestación de servicios en el que se especifique en qué consistirá el servicio, las condiciones de prestación, todos los detalles, la forma de pago, las penalizaciones en caso de cancelación, etc.
Os recomiendo que pidáis que se incluya una cláusula de penalización por cancelación en ambos sentidos. Es decir, si sois vosotros los que canceláis el servicio contratado, tendréis que perder la señal o pagar una cantidad que dependerá de la fecha en la que se haga; y si es el proveedor el que rescinde el contrato, será él el que tenga que indemnizaros.
No entreguéis una señal antes de estar completamente convencidos de contratar a ese proveedor.
Cuando vayáis a dar una señal, exigid que os entreguen un justificante por la entrega de ese dinero. Mi consejo es que lo hagáis mediante transferencia en lugar de en efectivo, porque así quedará una constancia de que se ha realizado el pago.
Pedid factura por el servicio prestado. Es obligación del proveedor entregárosla y de vosotros pedirla.
En muchos casos se hacen varios pagos a lo largo del proceso de organización de la boda, así que deberíais exigir una factura por cada uno de los pagos.
Consultadles si tienen algún tipo de seguro que cubra el servicio que van a prestar. Es una garantía para vosotros y para vuestros invitados en caso de que suceda algo.
Si se trata de una finca, es importante que os muestren la licencia que demuestre que pueden realizar bodas y otros eventos. Hay algunas que lo hacen de forma ilegal y podéis encontraros con que las autoridades cierren el establecimiento sin previo aviso... y vosotros os encontréis sin boda y sin dinero.
En el caso de los proveedores de gastronomía, es importante saber si tienen las licencias y permisos correspondientes.
Supervisión: imprescindible
Aunque es importante que sepáis confiar y delegar en los proveedores, para eso les contratáis, también es necesario que superviséis su trabajo.
Pedid siempre que os informen de forma periódica de la organización y el proceso del trabajo que van a realizar.
Unos días antes de la boda confirmad los detalles con todos los proveedores que participarán en la boda.
Entregad a los provedores y profesionales que trabajen en la boda un timing para que todos sepan lo que se espera de ellos y cuándo deben hacerlo.
El día de la boda os aconsejo que tengáis a alguien que supervise el trabajo de todos los proveedores, si puede ser profesional, mucho mejor.
Vosotros sois los clientes
Ciertos proveedores (pocos) no terminan de asumir que quienes llevan la voz cantante en una boda son los clientes, los novios. Intentan imponer su criterio a las parejas que se casan, sin tener en cuenta sus necesidades y deseos, presentándoles su forma de trabajar como algo inmutable. Y, de hecho, muchos novios acaban aceptando lo inaceptable, porque creen que tiene que ser así, aunque los que pagan son ellos.
Los proveedores pueden daros su opinión y sus consejos, aunque la última palabra es vuestra. No permitáis que se inmiscuyan más de lo necesario.
Si no os escuchan o no os tratan de una forma adecuada y respetuosa, cambiad de proveedor, hay muchísimos.
Es comprensible que los propietarios de un espacio no consientan que los novios estropeen las instalaciones a la hora de personalizar su boda. Es lógico que nos os dejen agujerear las paredes, pintar el mobiliario, colocar soportes que puedan dañar el suelo, etc. Pero darle un toque personal con otros detalles que no dañen ni estropeen el espacio, eso no nos lo deberían prohibir.
Otro de los puntos que debéis dejar claro a las personas que trabajen con vosotros es el tratamiento que se hará de vuestra imagen y de vuestra privacidad. Si no queréis que vuestras fotos o los detalles de vuestra boda acaben en portfolios de acceso público o en redes sociales, debéis indicárselo a los proveedores... y ellos deberán respetar vuestros deseos.
Los agradecimientos
Si los proveedores y profesionales han hecho bien su trabajo, además de cobrar por sus servicios, también recibirán con agrado que les agradezcáis su labor; y si el agradecimiento es público, mejor.
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| Los agradecimientos a los proveedores: muy recomendables |
Y el mejor consejo de todos...
Permitidme barrer para casa y recomendaros que contratéis a una wedding planner con experiencia que os ayude a elegir, tratar, coordinar y supervisar a los proveedores. Os evitaréis mucho trabajo y quebraderos de cabeza.
En cualquier caso, la mayor parte de los proveedores con los que he trabajado son profesionales excepcionales, con los que siempre ha sido un placer colaborar y que han ofrecido un trato inmejorable a las parejas de novios.
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La primera vez que apareció el post Cómo Tratar con los Proveedores de la Boda fue en el blog de ¿Quién Dijo Boda?
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