Cómo Debe Ser un Contrato de Prestación de Servicios en una Boda

Organizar una boda implica recurrir a varios proveedores que prestarán sus servicios en la boda, desde el que alquila el espacio al maestro de ceremonias. Cada uno de ellos con sus características y condiciones particulares, lo que complica en cierto modo esa organización.

Precisamente para facilitar las relaciones con los proveedores, para que podáis tener documentado todo lo que hayáis pactado con ellos y para proporcionaros seguridad a ambas partes, es conveniente que se plasme en un contrato de prestación de servicios para la boda. Y a continuación encontraréis los motivos para exigirlo, qué debe incluir y algunos consejos que creo que os serán útiles.

La importancia del contrato

♥ Mi consejo es que exijáis un contrato a todos los proveedores que os vayan a prestar un servicio en la boda: catering, fotógrafo, videógrafo, florista, decorador, músicos, DJ, oficiante, wedding planner... Este documento refleja el acuerdo al que habéis llegado en cuanto al tipo de servicio, las condiciones, los plazos y el precio, y que os obliga a las dos partes.

♥ En caso de que vosotros o el proveedor prefiráis que no exista un contrato, al menos debéis pedir un presupuesto, que puede ser considerado como contractual, siempre que incluya la mayoría de datos que veréis detallados más abajo. 

Leer antes de firmar

♥ Es sumamente importante que leáis detenidamente el contrato y que no lo firméis hasta no tener claros todos los conceptos y cláusulas. En caso necesario, os recomiendo que consultéis con un abogado antes de aceptarlo.

♥ Tened en cuenta que vosotros también podéis incluir, cambiar o pedir que se retiren algunas condiciones. Un contrato es un documento que compromete a ambas partes, por lo que tanto el proveedor como el cliente pueden participar en su redacción. Puede que el proveedor no acepte esas modificaciones, y en ese caso tendréis que decidir si os compensa aceptarlas o buscar a otro que os preste el servicio en unas condiciones que os convengan más. 

Qué debe incluir un contrato de prestación de servicios en una boda

♥ Los datos del proveedor: nombre o razón social, NIF/CIF y dirección postal.

♥ Los datos del cliente: nombre y apellidos, NIF y dirección postal.

♥ Fecha. Con el día, el mes y el año en el que se firma el acuerdo. 

♥ Descripción del servicio que se presta.

♥ El precio del servicio. En el contrato debe aparecer el precio total que tendrá que pagar el cliente, indicando si incluye o no los impuestos. En este caso se tiene que indicar si los impuestos y tasas están o no incluidos.  

♥ Desplazamientos y dietas. En el caso de algunos profesionales es necesario pagarles el desplazamientos y dietas, cuando el servicio lo vayan a prestar en una localidad alejada de su residencia. Si es así, el contrato tiene que recoger su importe.

♥ Exclusiones. Es decir, todo lo que no cubre expresamente el contrato. 

♥ Cómo y cuándo se harán los pagos. Es algo muy importante, puesto que si no se satisfacen en tiempo y forma, el proveedor puede incluso cancelar el servicio. Si el total del contrato es muy elevado, conviene dividirlo en varios pagos, para que sea más fácil y seguro para el cliente. 

♥ Cancelación o aplazamiento. Es importante que se recoja cuáles serán las acciones a tomar por ambas partes en caso de que la boda se tenga que cancelar o aplazar, así como las posibles penalizaciones y consecuencias. Y estas penalizaciones tienen que ser de aplicación para ambas partes, no únicamente a favor del proveedor. Por otra parte, es muy importante que se detallen todos los motivos, condiciones y plazos de las cancelaciones o aplazamientos. 

♥ Modificaciones y planes alternativos. En el contrato deberían aparecer las acciones y consecuencias de que haya cambios por cualquiera de las partes, como que se añadan o se eliminen conceptos, que haya que utilizar otra ubicación, que el profesional contratado no pueda prestar el servicio y que haya que sustituirle por otro o que sea necesario recurrir a un plan B (condiciones meteorológicas adversas, catástrofes, accidentes...).

♥ Número de invitados mínimo. En el caso del catering o de la barra libre, es importante que se indique si hay un mínimo de menús, porque si no llegáis al él, es muy probable que os los cobren aunque no se consuman. 

♥ Permisos y prohibiciones. Si hay algún tipo de restricción en cuanto al montaje, a la decoración o al tipo de actividades a realizar durante la boda, es importante que se recoja en el documento. Del mismo modo, si os dan permiso, no os quedéis únicamente con lo pactado de palabra y pedid que figure por escrito. 

♥ Derechos del propiedad intelectual. Debes tener en cuenta que en el caso de algunos proveedores, como el de los fotógrafos, videógrafos o músicos que creen un tema personalizado para vuestra boda, entre otros, serán los propietarios de sus creaciones. Eso significa que puedes usarlas, reproducirlas o difundirlas (en redes sociales, por ejemplo), pero no podrías presentarlas en un concurso como tuyas o usarlas con fines comerciales, salvo que te lo autoricen expresamente. 

♥ Derechos de imagen. Los que aparecen en las fotos o en los vídeos son los únicos propietarios de sus derechos de imagen, por lo que si el fotógrafo o videógrafo quieren difundirlos, deben recabar su consentimiento expreso y escrito.

♥ Cómo se resolverán los posibles conflictos. Se debe indicar las leyes aplicables. Si serán los Juzgados o si se recurrirá al Sistema de Arbitraje. En el caso de que sean los Juzgados, debéis tener en cuenta que tendréis que contar con un abogado y un procurador en la mayoría de los casos. 

♥ Firma del proveedor.

♥ Firma del cliente.

Y algunos consejos más

♥ Es fundamental que del contrato se hagan dos copias con las firmas manuscritas (o con certificado digital, según el caso) de ambas partes. 

♥ Una de las copias es para vosotros, y debéis guardarla al menos 4 años. Recordad que Hacienda puede pedir datos durante ese plazo y si os investiga a vosotros o al proveedor, será una forma de acreditar el motivo por el que se han realizado los pagos, más allá de la factura.

♥ Y junto con el contrato, hay otro documento imprescindible que debe acompañar a los pagos: la factura. Sin factura no podréis justificar los pagos (o al menos os costará), podéis tener problemas con la Agencia Tributaria y no podréis reclamar en caso de que tengáis algún problema. 

Espero que esta información os resulte útil, a pesar de que soy consciente de que no es la parte más divertida de la organización de una boda. 

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La primera vez que apareció el post Cómo Debe Ser un Contrato de Prestación de Servicios en una Boda fue en el blog de ¿Quién Dijo Boda?

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