Si estás organizando tu boda y estás en plenos preparativos, una de las tareas que probablemente te estará trayendo de cabeza es la de las invitaciones.
Si ya ha sido complicado decidir quién está invitado y quién no, además del diseño de las invitaciones; una vez enviada comienza otro pequeño quebradero de cabeza: la incertidumbre de cuántos invitados asistirán a la boda.
Y esas dudas están bien fundadas, porque en la mayor parte de los lugares de celebración dan un plazo para confirmar el número total de asistentes. Si llega el día de la boda y en lugar de los 200 invitados que estaban previstos sólo aparecen 150, van a cobrar por los 200, sí o sí. Y eso sale caro, muy caro.
Por eso, casi todas las parejas suelen pedir confirmación de asistencia a sus invitados. Pero ahora te voy a contar la cruda verdad: esa petición cae en saco roto más veces de las que sería deseable.
Muchos invitados no confirman su asistencia. Y los motivos son de lo más variado: pereza, despiste, miedo a decir que no van a ir de forma directa, hacer tiempo por si les surge un plan más atractivo o si pueden escaparse de algún otro compromiso que tengan para el mismo día... Sea cual sea la excusa para no contestar, es una muestra de mala educación y poca consideración. Pero sucede y debes tenerlo en cuenta.
Y, por otra parte, también hay invitados que confirman la asistencia y en el último momento no aparecen.
Con esto no te quiero desanimar para que pidas confirmación de asistencia, todo lo contrario, pero lo que quiero es que tengas presente que no debes fiarte al 100% de las contestaciones (o la falta de ellas). En cualquier caso, es una forma de hacerte una idea del número de invitados real que tendrás.
Para que esa solicitud de confirmación de asistencia sea lo más efectiva, aquí tienes algunos consejos que pueden serte útiles.
Cómo pedir confirmación
Normalmente se suele hacer a través de abreviaturas como éstas:
S.R.C. - Se ruega contestación / Se ruega confirmación
Es la expresión más frecuente en nuestro país. Con ella se pide confirmación de asistencia, tanto en sentido positivo como negativo.
S.R.C.A. - Se ruega confirmar asistencia
Otra fórmula más para solicitar que nos indiquen si van a asistir o no a la boda.
R.S.V.P. - Répondez s’il vous plaît
Es una abreviatura en francés que tiene el mismo significado y objetivo que las fórmulas anteriores. Es un término que cada vez se conoce menos, por lo que, si no tienes claro que tus invitados lo comprenderán, te aconsejo que utilices una de las fórmulas anteriores.
Esta es la fórmula más clásica de todas. Y no es un esnobismo, es que, al fin y al cabo, el francés ha sido el idioma del protocolo durante muchos años.
p.m. - Pour memoire
Es una abreviatura que significa "para recordar". Esta fórmula, siempre en minúscula, se escribe a mano, tachando el R.S.V.P. Esto se hace en el caso de que ya se haya invitado de forma personal a alguien y nos haya confirmado su asistencia; aunque también se le envíe la invitación formal.
Así se da por hecho que está confirmada sus asistencia, pero se le recuerdan los datos de la boda (día, hora, lugar y si es necesario respetar algún tipo de protocolo de vestuario).
p.r. - Para recordar / c.r. - Como recordatorio
Ambas abreviaturas tienen la misma función que la anterior, p.m., pero en castellano. También deben ser manuscritas y se debe tachar el S.R.C. o S.R.C.A.
Ten presente que si utilizas las fórmulas en español S.R.C. o S.R.C.A., el "para recordar" debería ser también en nuestro idioma, por lo que sería conveniente utilizar el p.r. o c.r.
Y si optas por la abreviatura en francés R.S.V.P., el "para recordar", debería ser el p.m.
Aunque también puedes optar por facilitarles las cosas a todos los invitados, siempre puedes recurrir a la frase completa, en lugar de las abreviaturas: "Se ruega contestación". O fórmulas similares como: "Se ruega confirmación de asistencia", "Por favor, confírmanos tu asistencia", "¿Nos confirmas tu asistencia"...
Qué datos deben aparecer
Cuantos más datos aparezcan, más fácil es que los invitados puedan confirmar la asistencia. Aunque tampoco conviene recargar demasiado la invitación, ojo.
El nombre y un teléfono son imprescindibles. Aunque también puedes incluir un correo electrónico o la dirección postal. Te recomiendo que incluyas alguna forma de contacto que no implique la llamada telefónica, para los más tímidos. Ya sabes, esos a los que no les gusta dar un no por respuesta y menos de viva voz. El WhatsApp o el e-mail son ideales para darles una salida honrosa a este tipo de personas.
Si además de vosotros dos, vais a dar el contacto de otras personas, acordaos de indicar qué relación os une. Por ejemplo, Pedro (padre de Andrés) o Clara (amiga de Marta). De esa forma si alguien no consigue contactar con vosotros para confirmar su asistencia y recurre al otro contacto, por lo menos sabrá quién es.
También te recomiendo que des una fecha tope para la confirmación de asistencia. Para calcular esa fecha, ten en cuenta el plazo que te den en el lugar de celebración y añádele unos cuantos días más de antelación, para los rezagados.
Dónde debe estar
En la propia invitación
La petición de confirmación puede ir impresa en la propia invitación. Lo más convencional es colocarlo en la esquina inferior derecha. Esto es debido a que hace (muchos) años, la encargada de la confirmación solía ser la novia, ayudada generalmente por su familia. Por eso se consignaba un sólo número de teléfono, que era el de la casa de la novia.
Por suerte, ahora lo habitual es que los dos se encarguen de la confirmación, por lo que se incluyen dos números de teléfono, normalmente móviles. Por eso se suele centrar el S.R.C. o el "Se ruega confirmación" y se colocan los nombres y sus correspondientes teléfonos, cada uno de ellos en un extremo. Aunque también puedes seguir la norma y consignar los dos en la esquina inferior derecha.
En una tarjeta aparte
Una buena opción es enviar una tarjeta aparte con la propia invitación. Puede tener la misma función que si aparece en la propia invitación, aunque puede servir para más cosas:
- Es una forma de que la persona pueda tener el recordatorio de que debe ponerse en contacto con vosotros para confirmar más a mano. Es más fácil llevarse la tarjeta (es más pequeña que la invitación) en la cartera al trabajo para llamar desde allí, que un tarjetón enorme, con lazos y aplicaciones varias.
- Si se pide que envíen la tarjeta como contestación, es una manera de asegurarse de los invitados que nos la reenvíen sí que vayan asistir realmente. Quien se preocupa de poner la tarjeta en un sobre y echarlo al correo, generalmente suele tener voluntad de ir a la boda.
- Es una forma de comunicarse con el invitado antes de la boda. Si pides que cuando te reenvíen la tarjeta del S.R.C. indique si tiene necesidades especiales en cuanto a alimentación o movilidad, si va a ir acompañado o la canción que le apetecería escuchar en el baile, se sentirá ya parte de la propia boda y le apetecerá más asistir. Además de que te facilitará una información muy interesante para la propia organización.
Eso sí, si pides que te reenvíen la tarjetita, acuérdate de poner un sobre y un sello, para que no tengan que ocuparse ellos de eso. Es la forma más rápida de que no te contesten. Facilítales las cosas.
Cómo llevar el control
Algo importante a tener en cuenta a la hora de gestionar la confirmación de asistencia, es llevar un control de las respuestas de los invitados.
Te aconsejo que hagáis un listado con los nombres de todos los invitados y vayáis apuntando al lado de cada uno de ellos si ha confirmado su asistencia (o ausencia) o no.
Lo ideal es llevar este control de forma digital, a través de un Excel o una herramienta similar. Es mucho más fácil de gestionar, además de que podrás importar y exportar datos para otros fines (organización de las mesas, regalos...).
Si además ambos podéis llevar ese listado en el teléfono móvil, podréis apuntar las confirmaciones incluso si no estáis delante del ordenador.
Y, por supuesto, también podéis recurrir a la consabida lista en papel, aunque puede suponer un problema. Si cada uno lleváis un lista, es posible que se os pase alguna respuesta o que se pierda alguna de ellas. Si sólo tenéis una lista común en casa, es fácil que se os olvide anotar alguna respuesta.
Última llamada
Mi última recomendación es que, si quieres asegurarte de la asistencia o ausencia de la mayoría de invitados al máximo posible, hagas una llamada a cada uno de ellos, antes de que llegue la fecha límite para confirmar el número definitivo. Es un engorro, pero así es más difícil que un invitado se escape sin dar una respuesta concreta.
Si los invitados son muchos, pedid ayuda a amigos y familiares para poder delegar las llamadas en otros. En ese caso es imprescindible la coordinación entre todas las personas que se encarguen de ello.
¿Me confirmas tu asistencia a mi próximo post?
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