Pasos Para Organizar Vuestra Boda V: la Preparación

La fase de la preparación, el “aquí y ahora”, en la que debéis ejecutar todos los pasos recogidos en la apartado anterior, la planificación. 

Es el momento de actuar. En este punto es imprescindible tener en cuenta que hay que comprobar y revisar cada una de las fases que se hayan detallado en el cronograma que hemos diseñado previamente. Podéis ver un ejemplo en la pestaña Cronograma de este mismo blog como orientación.

 
Hay una serie de consejos que os ayudarán en esta fase:

• Cuando cerréis un contrato con un proveedor, leed bien todas las cláusulas y condiciones y, si lo consideráis oportuno, incluid la vuestras. Sobre todo revisad las cláusulas en las que se hable de plazos, calidades, compensaciones y modificaciones. Si se trata de una partida grande, como es el caso del banquete, procurad que se vaya pagando poco a poco y, si es factible, que quede una cantidad pendiente de pago para el final del banquete o al día siguiente; os garantizará recuperar algo de dinero en caso de que las cosas no hayan salido según lo previsto. Pensad siempre que un contrato es un hecho bilateral, las condiciones las pueden y deben poner ambas partes; que un proveedor tenga un contrato estándar ya impreso, no quiere decir que no se puedan modificar, añadir o retirar cláusulas.

• Fijad las entrevistas que sean necesarias con vuestros proveedores (fincas, floristas, invitaciones...) para cercioraros de que todo está marchando según lo previsto. Aunque es algo que no les suele agradar, es vital para vosotros. Todos entendemos que tienen multitud de clientes a los que atenteder, pero ellos deben comprende que vosotros sólo tenéis una boda, la vuestra. Controlad vuestra inversión para evitar sorpresas desagradables aunque, eso sí, respetad el trabajo de los proveedores y su tiempo.

• En caso de que no déis abasto para controlar y revisar cada punto vosotros dos solos, derivad responsabilidades entre personas de vuestra confianza: padres, suegros, hermanos, amigos, compañeros de trabajo... Eso sí, siempre con su beneplácito y contrastando que ayudaros supondrá un regalo para ellos, no una carga.

• Si deseáis hacer cambios en algunas partidas, pensadlos bien y con suficiente antelación para poder comunicarlos a los proveedores con un margen de tiempo razonable. Si en la planificación todo está bien definido, no tendrían por que existir modificaciones aunque... todos somos humanos. Tened cuidado con los cambios no recogidos en los contratos con los proveedores, porque podrían suponer un incremento inesperado en el presupuesto.

• Cuando los imprevistos partan de los proveedores, es imprescindible que consensuéis con ellos la forma de solucionarlos y la posible compensación económica o en especie para vosotros. Si unas invitaciones de boda no están listas con tiempo suficiente para su envío y el responsable es el proveedor, éste os deberá proporcionar una solución alternativa y una compensación por el inconveniente: descuento, regalo, otras invitaciones de mayor calidad, etc.

• Si algo no sale según lo planeado, no tiene porqué suponer un problema. Respirad hondo y poned el cerebro a trabajar para buscar una solución: seguro que la hay. Si no dáis con ningún plan B, os aconsejo que hagáis un brainstorming con gente de vuestra confianza, seguro que entre todos conseguiréis una solución acertada y original, además de compartir un buen rato.  Si contratáis a una wedding planner, se encargará de ello por vosotros. 

• Si no habéis contratado a alguien que se encargue de la organización y coordinación, es el momento de que tengáis una reunión con las personas que participarán en esas tareas el día de la boda para que todos sepan qué, cómo y cuándo hacerlo. También es importante que tengáis reservas en el banquillo, por si alguna de las personas que os vayan a ayudar no puede acudir.

• Tomaos este paso de la organización de vuestra boda sin prisa pero sin pausa. Debe ser un período en el que consigáis el máximo de resultados con el mínimo de recursos: eficientemente. Es un momento en el que muchas veces os sentiréis agobiados por la carga de trabajo y de responsabilidad, así que tomáoslo con calma y divertíos que, creedme, también es posible. Intercalad actividades que no sean vuestro trabajo diario y la organización de la boda: salir a cenar con amigos y no habléis de la boda, id a bailar o al cine, apuntaos a clases de yoga... desconectad de vez en cuando.

Y poco a poco va quedando menos para el Día B...

Organizar una Boda: "El Arte de la Guerra" 

Pasos para organizar vuestra boda IV: la planificación 

Pasos Para Organizar Vuestra Boda VI: el "Día B"