Si estáis comenzando a organizar vuestra boda, seguro que estáis tan abrumados como ilusionados. Tantas cosas de las que ocuparos. Tantos detalles a tener en cuenta. Tantas expectativas... Y es que ocuparse del espacio en el que tendrá lugar, del vestido de novia, del traje del novio, del diseño de las invitaciones, del menú, de la música que sonará en la ceremonia y el banquete o de cómo entretener a los invitados ocupa tiempo (mucho, muchísimo) y dedicación, pero es algo que recordaréis siempre con cariño.
Todo ese esfuerzo está destinado a que la boda sea todo un éxito. Y cuando me refiero a un éxito, quiero decir que sea una experiencia inolvidable para todos, tanto para vosotros como para los invitados.
Y para que todo salga a las mil maravillas, hay algunos trucos infalibles: dedicarle tiempo y atención, tener como objetivo principal disfrutar tanto del proceso como del día B, planificar al máximo el evento, cuidar los detalles, elegir a proveedores profesionales... y firmar un contrato con ellos.
¿Un contrato? Sí, aunque no parezca muy nupcial, este tipo de documentos puede ahorraros muchos quebraderos de cabeza antes, durante y después de la boda.
En este post quiero daros algunas razones para firmar (siempre) un contrato con los proveedores de la boda y consejos para que sea lo más completo y eficaz posible.
Motivos para firmar un contrato con los proveedores de la boda
♥ Firmar un contrato con un proveedor, es una forma de que ambas partes os comprometáis a cumplir las condiciones que hayáis pactado previamente. Y eso es sumamente importante en el caso de una boda, porque no sólo se trata de invertir dinero, horas dedicadas a la organización y esfuerzo, sino que hay mucho más en juego: emoción y el hecho de que se trate de un momento irrepetible.
♥ Este documento, si está bien redactado, recogerá todos los detalles de la prestación del servicio o de los artículos que vais a comprar, lo que evitará malentendidos de última hora.
♥ Evitará que haya cargos añadidos que no esperábais en la factura final.
♥ En caso de que haya algún conflicto y tengáis que reclamar, podréis hacer valer el contrato, ya sea en los tribunales o en la Junta Arbitral de Consumo.
Qué debe figurar en el contrato
♥ Datos fiscales completos del proveedor y de los clientes (nombre y apellidos o razón social, domicilio y NIF).
♥ Fecha de firma del contrato.
♥ Fecha de la prestación del servicio o de la entrega de los artículos.
♥ Objeto del contrato, con la descripción de los servicios contratados y/o de los bienes adquiridos. Debe ser lo más detallado posible. También debe figurar lo que está incluido y lo que no.
♥ Precio, con el desglose de todos los servicio y el total del mismo. Se debe indicar si es con o sin IVA.
♥ Forma de pago y fechas en las que deben hacerse. En muchos casos se hace un pago inicial, otro/s en diferentes fases del trabajo y el resto al finalizar la boda.
♥ Gastos añadidos, en caso de que sea necesario: alojamiento y desplazamiento del personal, tasas o permisos...
♥ Duración y/o fecha de finalización del contrato. En la mayoría de los casos coincidirá con el final de la boda, en otros, puede extenderse, como en el caso de fotógrafos (tienen que entregar el material o realizar reportajes postboda), vídeógrafos...
♥ Motivos de cancelación o disolución. También los plazos de preaviso y las penalizaciones que se aplicarán en su caso.
♥ Cláusula de confidencialidad. De ese modo os podréis garantizar que el proveedor no revela ni comparte ninguna información sobre la boda sin vuestro consentimiento. Y del mismo modo, el proveedor os puede exigir lo mismo a vosotros.
♥ Propiedad intelectual. Si se genera algún tipo de creación durante la prestación de servicios del proveedor, se debe indicar quién tiene la propiedad y en qué condiciones se podrían utilizar, explotar o transferir.
♥ Responsabilidad. Sobre todo en el caso de determinados servicios, conviene especificar quién tiene la responsabilidad en caso de un imprevisto. También si se tiene contratado algún seguro que lo cubra.
♥ Protección de datos. El proveedor tiene que informar a sus clientes de los datos que va a tratar, los fines para los que los usará, cómo y cuánto tiempo los va a conservar, quién es el responsable de los datos y cuáles son vuestros derechos de acceso, rectificación, supresión o oposición (ARSO, antes ARCO).
♥ Resolución de conflictos. Se debe recoger la forma de resolución de conflictos entre las partes, que normalmente suelen ser la mediación, los tribunales del lugar en el que se reside o el que aceptan las partes, o el arbitraje, si es que proveedor y cliente lo aceptan.
♥ Firmas. Es esencial que el contrato esté firmado por ambas partes y que cada una se quede con un ejemplar. Si no está firmado, no tiene validez. Y, por supuesto, es imprescindible que lo conservéis, por si tuvieseis que reclamar... o dar explicaciones a Hacienda.
Consejos a tener en cuenta antes de firmar
♥ Leed el contrato completo, sin dejaros ni una coma por revisar. Ya sé que es algo tedioso, pero una vez que estampéis vuestra firma os vincula con lo que está reflejado en él.
♥ Prestad especial atención a lo que está expresamente incluido y excluido, a los gastos añadidos (con los que no se suele contar), a los precios (unitarios, totales, impuestos...), a los plazos y formas de pago, a las penalizaciones (deben aplicarse a ambas partes en caso de incumplimiento), a las condiciones de prestación del servicio...
♥ Tomaos el tiempo necesario que necesitéis para firmarlo. No os dejéis presionar para firmar. Si os hace falta hablarlo antes entre vosotros, analizarlo en profundidad o consultar con un abogado, hacedlo sin dudar.
♥ Si no entendéis algo, pedid que os lo aclaren, incluso si es un pequeño detalle.
♥ En caso de que tengáis dudas, consultad con un profesional para que revise el contrato. Cuando se trata de grandes cantidades de dinero, como la que supone el banquete y la fiesta posterior, compensa (y mucho) pagar un consulta.
Ya sé que esto no es la parte más apasionante de la organización de una boda, pero sí que es clave para dejar todo bien atado y evitar más de un disgusto inesperado.
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La primera vez que apareció el post Motivos para Firmar un Contrato con los Proveedores de la Boda fue en el blog de ¿Quién Dijo Boda?
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