Aunque en una boda únicamente hay dos protagonistas, la pareja que va a contraer matrimonio, lo cierto es que hay muchas más personas implicadas en ella en mayor o menor medida. Esto es aplicable a todas las celebraciones, desde las multitudinarias a las más íntimas.
Y cuando hay un grupo numeroso que participa en un evento, es fundamental encontrar una forma de comunicarse para que todo funcione a la perfección.
Dentro de esas vías de comunicación, un grupo en una plataforma de mensajería instantánea es el método más barato para comunicarse con invitados y proveedores cuando se organiza una boda, pero también puede convertirse en un campo minado.
Por eso, en este post quiero compartir con vosotros algunos consejos para crear grupos de WhatsApp (o de otras plataformas) para comunicaros en la boda de forma eficiente y sin dramas.
Cuántos grupos crear
♥ Mi consejo es que tengáis entre 3 y 4 como máximo, porque si son más, se puede volver inmanejable.
Familia
♥ En este caso, lo mejor es crear 2 grupos, uno por cada uno de vosotros. Separar a las familias evita fricciones. Eso sí, si todos se conocen, se llevan de maravilla y no prevéis tensiones, podéis crear sólo uno.
Invitados
♥ Cread uno únicamente para las personas que están invitadas y que han confirmado su asistencia.
♥ En este grupo deben estar únicamente aquellos que están formalmente invitados y que han expresado su firme intención de asistir. Por lo tanto, evitad a aquellos que con los que quizás contaréis a última hora (esos de reserva, por si hay pocas confirmaciones) y a los que no están ni estarán invitados.
♥ Cualquier contacto innecesario lo único que puede generar es "ruido" innecesario y problemas.
Séquito
♥ Si lo consideráis oportuno, podéis crear otro grupo aparte exclusivamente para los padrinos, damas, mamás y papás de damitas y pajecillos y testigos. De esa forma será más fácil coordinarles a todos y que puedan estar en contacto.
Proveedores
♥ Podéis tener un grupo para organizar la logística de todos los proveedores y profesionales implicados en la boda. Eso sí, en este grupo no debéis tratar asuntos que no conciernen directamente a la coordinación y colaboración necesaria entre ellos. Cualquier otro asunto (contratos, precios, condiciones, modificaciones...) debéis tratarlo en privado en los chats correspondientes a cada uno de ellos.
♥ En caso de que el número de invitados sea elevado, quizás sea más práctico y menos problemático utilizar una lista de difusión.
Como organizarlos y dirigirlos
♥ Los grupos deben crearse con un fin específico, que es informar, resolver dudas y coordinar. No deben convertirse en espacios de conversación y opinión.
♥ No es conveniente permitir que el grupo sirva como medio de confirmación de asistencia (para eso habréis establecido uno o varios teléfonos y correos electrónicos), que se abran debates, que se generen conversaciones o subgrupos paralelos, que se envíen memes, etc.
♥ Lo ideal es que se encargue de los grupos uno de los dos, porque así podréis hablar con una única voz, aunque lo consensuéis todo offline entre vosotros.
♥ Abrid los grupos unas 3-4 semanas antes de la boda. Si lo hacéis con mucha antelación, se pueden volver inmanejables, por no hablar de que cuando hay mucha información disponible, lo más probable es que haya muchos integrantes del grupo que no la lean.
♥ Valorad si, en lugar de utilizar la app en el smartphone, os resulta más fácil gestionar los mensajes importantes desde la versión web.
♥ Enviad un mensaje de bienvenida al principio, en el que también fijéis las reglas del grupo (para qué se crea, para qué deseáis que se use, que normas de cortesía esperáis de todos...).
♥ Procurad publicar mensajes claros y en bloque. Es decir, toda la información que queráis transmitir, recogedla en un mensaje completo, en lugar de ir enviando diferentes mensajes sobre el mismo asunto. Por ejemplo, si vais a comunicar la fecha y la hora, en un mensaje; la ubicación y el mapa, en otro; el código de vestimenta, en otro diferente...
♥ El tono debe ser cálido, los mensajes lo más breves posibles (siempre que se puedan reducir sin que se pierda información) y es mejor enviarlos una sola vez (no es necesario repetir).
♥ Fijad los mensajes importantes para que a todo el mundo le dé tiempo a leerlos.
♥ En caso de que haya algún conflicto, evitad responder en el grupo. Indicadle a la persona o personas implicadas que atenderéis esa cuestión en un mensaje directo, en un correo electrónico o una llamada.
♥ Cerrad el grupo unos días antes de la boda (entre 1 y 3 sería muy apropiado), con un último mensaje en el que expreséis que esperáis con mucha ilusión verles a todos el día de la boda y no respondáis a ningún mensaje a partir de ese momento. Obviamente, esto no se aplica al grupo de proveedores, puesto que probablemente necesitaréis mantenerlo activo hasta que termine el evento.
♥ Una vez finalizada la boda, enviad un mensaje de agradecimiento, desactivad las notificaciones y pasado un tiempo prudencial, si así os parece, podéis borrarlo. No os aconsejo que lo hagáis inmediatamente, puesto que algunos integrantes pueden sentirse molestos.
Con estos consejos, podréis ser más eficientes a la hora de crear y gestionar los grupos de WhatsApp, evitando complicaciones y dramas.
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La primera vez que apareció el post Consejos para Crear Grupos de WhatsApp para la Boda fue en el blog de ¿Quién Dijo Boda?
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