Que una boda se convierta en una experiencia memorable comienza por la bienvenida a los asistentes.
Los invitados, cuando acuden a una boda, experimentan una cierta incertidumbre. ¿Cómo será la celebración? ¿Habrá personas conocidas? ¿Disfrutaremos del evento?
Para que esa incertidumbre se convierta en la certeza de que van a vivir unas horas inolvidables, hay un secreto infalible: una bienvenida cálida, acogedora y organizada.
Y es que la primera impresión que reciban al llegar es mucho más relevante de lo que pueda parecer.
Por todo esto quiero daros algunos consejos e ideas para dar una agradable bienvenida a los invitados. ¿Queréis conocerlos?
♥ En el caso de fincas y casas rurales, señalizad correctamente el acceso al lugar en el que se vaya a celebrar la boda. Esto puede ser complicado en muchas ocasiones, porque probablemente no os permitan colocar carteles en la vía pública o la carretera, pero sí que podéis hacerlo justo en la entrada del recinto.
♥ Señalizad la zona de aparcamiento y las plazas que os corresponden, en caso de que en el espacio os proporcionen este servicio. En ciertos casos, sobre todo cuando hay muchos invitados que lleguen en vehículo particular y se comparta el parking con otras bodas, conviene que haya una persona indicando dónde se puede aparcar y las plazas libres.
♥ Colocad un cartel que de la bienvenida a los asistentes en el lugar de la celebración. Su diseño, su paleta de color, su tipografía y su mensaje deben convertirse en la tarjeta de presentación de la boda. Este cartel es casi una declaración de intenciones.
♥ En caso de que la celebración tenga lugar después de caer el sol, es necesario que los accesos estén bien iluminados, para que los asistentes puedan caminar por ellos sin dificultad.
♥ Si es posible, contad con una o varias personas que reciban, respondan dudas, guíen y acomoden a los invitados, tanto en la ceremonia como en la recepción.
♥ Hablando de personas que reciban a los asistentes, si queréis una experiencia todavía más impactante, podéis contratar a algún actor o animador que se encargue de ello. Eso sí, la actuación debe ser divertida, pero sobre todo correcta y elegante. Se trata de una boda, no de un cumpleaños infantil.
♥ En caso de que haya personas a las que queréis reservarles un lugar específico durante la ceremonia, os aconsejo que preparéis unos carteles bien visibles con el nombre de cada uno de ellos o con la palabra “Reservado”. De ese modo evitaréis confusiones y situaciones embarazosas en un momento tan especial.
♥ Podéis ofrecer una bebida de bienvenida antes de la ceremonia. Puede ser agua con o sin gas, o incluso perfumada con frutas o con unas rodajas de pepino o menta. También podéis disponer refrescos. Esto es especialmente recomendable si hace mucho calor o deben esperar al sol. En otoño e invierno, podéis invitarles a una bebida caliente, como una infusión, un café o un chocolate caliente. No es necesario (ni recomendable) ofrecer comida de ningún tipo, puesto que en poco tiempo disfrutarán de un aperitivo y la comida o cena.
♥ Si los asistentes van a tener que esperar al comienzo de la ceremonia a la intemperie, debería haber algún medio para que puedan resguardarse de los elementos. Si el espacio tiene alguna zona cubierta, pueden aguardar en ella. Si no es así, podéis disponer entoldados o sombrillas para que se protejan del sol.
♥ También es una buena idea ofrecer algún detalle que ayude a los invitados a estar más cómodos. Abanicos o paypays para el calor, gafas de sol o parasoles si el astro rey deslumbra, mantas si hace frío...
♥ Hay algunos invitados que suelen llegar muy pronto, por lo que conviene que puedan acomodarse enseguida en la zona de la ceremonia, o que al menos haya asientos en los que descansar mientras que se les permite la entrada al recinto.
♥ En caso de que no haya asientos para todos los asistentes, es importante que aquellos que deben quedarse de pie, puedan tener una buena visión de la mesa de ceremonias y que no molesten a los que estén detrás de ellos.
♥ En caso de que no haya aseos suficientes (o que no se puedan utilizar por el motivo que sea), es imprescindible que contratéis uno o varios portátiles.
♥ Y hablando de aseos, también deberías señalizarlos convenientemente, para que puedan ser localizados fácilmente por cualquiera que lo necesite desde su llegada al evento.
♥ Y no os olvidéis de contar con un plan B, por si hubiese algún imprevisto. Cualquier invitado agradecerá que hayáis previsto una solución y que les evitéis todas las incomodidades posibles.
Con estos consejos vuestros invitados se sentirán realmente bienvenidos y predispuestos a disfrutar con vosotros de vuestra boda.
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La primera vez que apareció el post Cómo Ofrecer una Agradable Bienvenida a los Invitados fue en el blog de ¿Quién Dijo Boda?
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