Preparáis la lista de invitados cuidadosamente, pensando en que todos ellos va a asistir encantados. Aunque habéis solicitado confirmación hay pocos que lo hacen. Y a última hora os enteráis de que hay varios invitados que finalmente no van a asistir, aunque contabais con ellos. Toda una decepción... Y un gasto innecesario, porque los proveedores suelen hacer pagar por los cubiertos de los invitados que se caen en el último momento. Pero que no cunda el pánico, porque les ocurre a todas las parejas.
En este post quiero comentaros qué ocurre con los cubiertos de los invitados que cancelan a última hora, cómo evitarlo y qué esperar.
Qué ocurre con los cubiertos de los invitados que cancelan y por qué el proveedor puede penalizar por ello
♥ Cuando contratéis la boda veréis que en las condiciones se indica el plazo en el que tenéis que dar el número final de invitados. Según el proveedor, la época del año y la cantidad de asistentes que se manejan, se puede permitir un margen de tiempo más o menos largo, aunque suele oscilar entre 1 y 2 semanas.
♥ Este plazo que pide el proveedor para concretar el número de invitados no es un capricho, sino una necesidad a la hora de organizar todo el servicio de la boda. Pensad que la planificación de la compra de los alimentos y las bebidas no es la de una cocina particular. Hacen falta cantidades mucho más grandes. Es necesario organizar la cocina en cuanto a procesos y al equipo que se necesita para ello. Y también tienen que prever el número de camareros que deben trabajar en la boda, porque no es lo mismo atender a 100 invitados que a 200.
♥ Si vais a contratar la barra libre, también es necesario saber el número de asistentes para prever el aprovisionamiento de bebidas y el número de camareros.
♥ En algunos casos, en las condiciones establecerán que si el número de asistentes baja de forma sustancial, puede que os cambien de salón. Si la sala es muy grande y hay muchas bajas, puede que un puñado de mesas se pierda en el espacio vacío, o que al establecimiento no le compense abrir un salón grande para pocos invitados (gasto de iluminación, calefacción, aire acondicionado, trayectos más largos para los camareros...).
♥ Si el proveedor tiene un mínimo de invitados para contratar con ellos y la cantidad de invitados termina por reducirse por debajo de ese número límite, puede que os obliguen a pagar los cubiertos necesarios hasta llegar a él. Os pongo un ejemplo: un espacio que tiene un mínimo de 70 invitados. Vuestra lista inicial es de 100 asistentes y por lo tanto contratáis con ese proveedor. Poco a poco van reduciéndose las confirmaciones de asistencia hasta llegar a los 65. Pues bien, os puede exigir que paguéis esos 5 cubiertos de más, incluso aunque no vayan a consumirse.
Cómo evitarlo (o al menos intentarlo)
♥ Leed siempre el contrato y las condiciones antes de firmarlo. Hacedlo de forma cuidadosa y fijaos no sólo en el total del presupuesto, porque los plazos y cantidades de los diferentes pagos importan mucho, también otras condiciones. Hacerlo os permitirá saber a qué os enfrentáis al contratar y si os conviene intentar modificar alguna cláusula o no.
♥ La fecha de la boda también tiene mucho que ver a la hora de que haya invitados que se puedan caer a última hora de la lista. Si hay competiciones deportivas, como un campeonato importante de fútbol, puede ser un hándicap a la hora de cerrar el número de invitados en firme. Si finalmente el equipo o la selección del país juega ese día, habrá muchos que preferirán ver el partido y no ir a vuestra boda. Y eso no se sabe hasta que los equipos han jugado otras fases.
♥ A la hora de confeccionar la lista de invitados es muy importante que sea realista. Cuando hablo de realista me refiero a que analicéis cómo son esas personas, si son confiables y honestos, y si realmente os aprecian. También hay que procurar evitar los invitados por compromiso o esos de relleno (los que se invita para que la boda sea más numerosa, para que hagan bulto), porque estos últimos suelen ser los más volátiles.
♥ Enviad las invitaciones con tiempo suficiente. Esto significa que no debe ser ni mucho ni poco. Si a un invitado le llega una invitación con un margen muy grande, puede que se le olvide y que llene su agenda con otros compromisos. Si es poco, puede que esa agenda ya esté llena y no pueda asistir.
♥ Procurad ser insistentes para que los invitados os confirmen la asistencia a la boda. Hay muchos a los que les cuesta decir sí o no, por eso hay que apremiarles para que lo hagan. No confirmar con tiempo es un gesto de mala educación y poca consideración hacia vosotros, porque todos sabemos que cuando no se confirma a tiempo, hay muchas posibilidades de que paguéis por su cubierto y que se pierda.
Qué se puede esperar si hay invitados que cancelan en el último momento
♥ Si os encontráis con que la lista de invitados se reduce drásticamente después de haberse cumplido el plazo para comunicársela a proveedor, podéis hacer dos cosas. Una de ellas es intentar negociar con el responsable del espacio para que no os cobre todos los cubiertos, aunque eso suele ser tarea difícil. La otra es pedir que os entreguen la comida que sobra. Con ella podéis hacer muchas cosas: llenar vuestro congelador, regalársela a los invitados para que se la lleven a su casa o donarla. En cualquier caso, se prevé que, a partir de 2023, los establecimientos de hostelería estarán obligados a entregarla a los clientes (ahora hay un proyecto de Ley, de Prevención de las Pérdidas y el Desperdicio Alimentario), aunque en algunas comunidades ya se lleva a cabo.
Espero que esta información os haya sido útil... y que no tengáis que recurrir a ella, porque todos los invitados de vuestra lista asistan a la boda.
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La primera vez que apareció el post Invitados que Cancelan a Última Hora: Qué Ocurre con Sus Cubiertos fue en el blog de ¿Quién Dijo Boda?
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