Invitados que Cancelan a Última Hora: Qué Ocurre con Sus Cubiertos

Preparáis la lista de invitados cuidadosamente, pensando en que todos ellos va a asistir encantados. Aunque habéis solicitado confirmación hay pocos que lo hacen. Y a última hora os enteráis de que hay varios invitados que finalmente no van a asistir, aunque contabais con ellos. Toda una decepción... Y un gasto innecesario, porque los proveedores suelen hacer pagar por los cubiertos de los invitados que se caen en el último momento. Pero que no cunda el pánico, porque les ocurre a todas las parejas. 

 

En este post quiero comentaros qué ocurre con los cubiertos de los invitados que cancelan a última hora, cómo evitarlo y qué esperar. 

 

Qué ocurre con los cubiertos de los invitados que cancelan y por qué el proveedor puede penalizar por ello

♥ Cuando contratéis la boda veréis que en las condiciones se indica el plazo en el que tenéis que dar el número final de invitados. Según el proveedor, la época del año y la cantidad de asistentes que se manejan, se puede permitir un margen de tiempo más o menos largo, aunque suele oscilar entre 1 y 2 semanas. 

 

♥ Este plazo que pide el proveedor para concretar el número de invitados no es un capricho, sino una necesidad a la hora de organizar todo el servicio de la boda. Pensad que la planificación de la compra de los alimentos y las bebidas no es la de una cocina particular. Hacen falta cantidades mucho más grandes. Es necesario organizar la cocina en cuanto a procesos y al equipo que se necesita para ello. Y también tienen que prever el número de camareros que deben trabajar en la boda, porque no es lo mismo atender a 100 invitados que a 200. 

 

 

♥ Si vais a contratar la barra libre, también es necesario saber el número de asistentes para prever el aprovisionamiento de bebidas y el número de camareros. 

 

♥ En algunos casos, en las condiciones establecerán que si el número de asistentes baja de forma sustancial, puede que os cambien de salón. Si la sala es muy grande y hay muchas bajas, puede que un puñado de mesas se pierda en el espacio vacío, o que al establecimiento no le compense abrir un salón grande para pocos invitados (gasto de iluminación, calefacción, aire acondicionado, trayectos más largos para los camareros...).

 

♥ Si el proveedor tiene un mínimo de invitados para contratar con ellos y la cantidad de invitados termina por reducirse por debajo de ese número límite, puede que os obliguen a pagar los cubiertos necesarios hasta llegar a él. Os pongo un ejemplo: un espacio que tiene un mínimo de 70 invitados. Vuestra lista inicial es de 100 asistentes y por lo tanto contratáis con ese proveedor. Poco a poco van reduciéndose las confirmaciones de asistencia hasta llegar a los 65. Pues bien, os puede exigir que paguéis esos 5 cubiertos de más, incluso aunque no vayan a consumirse. 

 

 

Cómo evitarlo (o al menos intentarlo)

 

♥ Leed siempre el contrato y las condiciones antes de firmarlo. Hacedlo de forma cuidadosa y fijaos no sólo en el total del presupuesto, porque los plazos y cantidades de los diferentes pagos importan mucho, también otras condiciones. Hacerlo os permitirá saber a qué os enfrentáis al contratar y si os conviene intentar modificar alguna cláusula o no. 

 

♥ La fecha de la boda también tiene mucho que ver a la hora de que haya invitados que se puedan caer a última hora de la lista. Si hay competiciones deportivas, como un campeonato importante de fútbol, puede ser un hándicap a la hora de cerrar el número de invitados en firme. Si finalmente el equipo o la selección del país juega ese día, habrá muchos que preferirán ver el partido y no ir a vuestra boda. Y eso no se sabe hasta que los equipos han jugado otras fases.

 

♥ A la hora de confeccionar la lista de invitados es muy importante que sea realista. Cuando hablo de realista me refiero a que analicéis cómo son esas personas, si son confiables y honestos, y si realmente os aprecian. También hay que procurar evitar los invitados por compromiso o esos de relleno (los que se invita para que la boda sea más numerosa, para que hagan bulto), porque estos últimos suelen ser los más volátiles.

 

♥ Enviad las invitaciones con tiempo suficiente. Esto significa que no debe ser ni mucho ni poco. Si a un invitado le llega una invitación con un margen muy grande, puede que se le olvide y que llene su agenda con otros compromisos. Si es poco, puede que esa agenda ya esté llena y no pueda asistir.

 

 

♥ Procurad ser insistentes para que los invitados os confirmen la asistencia a la boda. Hay muchos a los que les cuesta decir sí o no, por eso hay que apremiarles para que lo hagan. No confirmar con tiempo es un gesto de mala educación y poca consideración hacia vosotros, porque todos sabemos que cuando no se confirma a tiempo, hay muchas posibilidades de que paguéis por su cubierto y que se pierda.

 

Qué se puede esperar si hay invitados que cancelan en el último momento

 

♥ Si os encontráis con que la lista de invitados se reduce drásticamente después de haberse cumplido el plazo para comunicársela a proveedor, podéis hacer dos cosas. Una de ellas es intentar negociar con el responsable del espacio para que no os cobre todos los cubiertos, aunque eso suele ser tarea difícil. La otra es pedir que os entreguen la comida que sobra. Con ella podéis hacer muchas cosas: llenar vuestro congelador, regalársela a los invitados para que se la lleven a su casa o donarla. En cualquier caso, se prevé que, a partir de 2023, los establecimientos de hostelería estarán obligados a entregarla a los clientes (ahora hay un proyecto de Ley, de Prevención de las Pérdidas y el Desperdicio Alimentario), aunque en algunas comunidades ya se lleva a cabo.  

 

Espero que esta información os haya sido útil... y que no tengáis que recurrir a ella, porque todos los invitados de vuestra lista asistan a la boda.

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Consigue que Respondan al Se Ruega Confirmación

¿Has enviado ya las invitaciones de tu boda? Si la respuesta es sí,  probablemente estarás persiguiendo a los invitados para que confirmen su asistencia a la boda. Y es que saber con cuántos de ellos vas a contar finalmente es algo importante, puesto que los proveedores de gastronomía imponen una fecha límite para que les confirmes el número total de asistentes. Si una vez que les comuniques ese número de invitados hay muchas incorporaciones o muchas bajas, las cosas se pueden complicar para vosotros, los novios. En caso de que haya invitados que se suman, habrá que ajustar las previsiones de la cocina, la organización de las mesas y el espacio previsto para atenderles, lo que puede suponer un caos organizativo si son muchos. Y si lo que ocurre es que hay muchas bajas, lo que sucederá es que os cobrarán los menús y el precio por persona de la barra libre contratada, aunque los invitados no hayan asistido.


Para mover a los invitados a que indiquen si asistirán o no a la boda, se suele utilizar el consabido Se Ruega Confirmación y así no enfrentarse a los problemas anteriores. Pero, por desgracia es muy frecuente que los invitados no confirmen su asistencia, o incluso que no asistan después de haberlo hecho.


Para ayudarte quiero compartir contigo algunos trucos que funcionan a la hora de conseguir que los invitados confirmen su asistencia a tu boda. 


No te los pierdas...

Las invitaciones


✿ Una de los primeros trucos para que los invitados confirmen, es enviar las invitaciones con tiempo suficiente, que no debería ser ni muy amplio ni muy corto. Lo adecuado para la mayoría de las bodas, hacerlo con una antelación de al menos 8 semanas. Si se trata de una Destination Wedding, te recomiendo que envíes las invitaciones con más tiempo, para que los asistentes puedan organizar sus agendas, también puedes utilizar el Save The Date para que puedan irse haciendo a la idea con antelación.  

Ante todo, claridad


✿ Aunque los que organizamos eventos siempre hablamos del S.R.C. (significa Se Ruega Confirmación) o R.S.V.P. (Répondez s'il vous plâit = Responda, Por Favor o Responda Si Le Place), no significa que tus invitados deban saber qué significan esas iniciales, por lo que te aconsejo que incluyas una frase completa y explicativa de lo que quieres, que en este caso es que te confirmen su asistencia o ausencia, del estilo de "Se ruega confirmacion", "Se ruega contestación", "Confirmar asistencia (seguido de la persona a la que confirmar y el medio para hacerlo)", etc.


Cuestión de límite


✿ Ponles las cosas fáciles a los invitados y ofréceles varias vías de contacto. Lo habitual es poner el número de teléfono de uno de los novios o de ambos, aunque lo ideal es que esos teléfonos sean móviles con WhatsApp, e incluir una o varias direcciones de correo electrónico y perfiles de redes sociales.


✿ Valora la posibilidad de incluir una fecha límite para confirmar. Esa fecha tendrá dos funciones: por una parte te servirá a ti como tope psicológico para dejar de perseguir a los invitados rezagados en su respuesta y poder darle un número de asistentes lo más cerrado posible al proveedor de gastronomía; por la otra, es una manera de apremiar a los invitados para que respondan, porque una fecha tope es una materialización de su necesidad de contestar.  Las frases con las que puedes indicar este plazo de confirmación: "Por favor, confirmar asistencia antes del día __ / __/ ____", "Agradecemos que nos confirmes tu asistencia antes del __ / __ / ____", etc.


✿ La fecha límite debería estar entre las 3-4 semanas antes de la boda, así te dará tiempo a cerrar el número de invitados final con tu proveedor.


✿ Si vas a decidirte por incluir fecha límite de contestación, te aconsejo que unos días antes llames o envíes un mensaje a los invitados tardones para recordarles que se acaba el plazo para confirmar.

Tarjetas de confirmación


✿ Puedes recurrir al sistema de las tarjetas de confirmación incluyéndolas en las propias invitaciones. Son unas tarjetas de menor tamaño que las invitaciones en las que se pide la confirmación y se dejan espacios en blanco para que los asistentes puedan rellenarlo con las personas incluidas en la invitación que van a asistir.


✿ A estas tarjetas deberías adjuntarle unos sobres prefranqueados para que los invitados puedan echarlas al correo y que os lleguen con tiempo.

✿ Evidentemente esta opción implica un gasto, aunque puede ser una buena idea.


✿ Es imprescindible que les añadas un plus interesante que las haga más atractivas y que les empuje a responder y enviarlas. Algún ejemplo: una frase graciosa ("Si no respondes antes del día __ / __ / ____, tráete una silla y un tupper" o "Si no confirmas, tú veras, te vas a perder la boda del año y tendrás que disfrutarla después a través de las redes sociales"), consultarles por una o varias canciones que quieran que suenen en la fiesta (y que luego tendrás que trasladar al DJ sí o sí), preguntarles por algún consejo que quieran daros como futuro matrimonio,  pedirles recetas de cocina para poner en práctica una vez casados, darles a elegir entre un plato u otro o que os informen de alergias, intolerancias o necesidad de dietas especiales...


✿ Si envías tarjetas para la confirmación de la asistencia, procura telefonear o enviar un mensaje a los invitados para anunciárselo y recordarles que tú y tu pareja esperáis su contestación.


Y una idea más...


✿ No es imprescindible que incluyas el S.R.C. en las invitaciones, puedes solicitarlo de otras maneras: en persona, haciendo una llamada telefónica, enviando un WhatsApp, mandando un e-mail o poniéndolo en la web de la boda, en caso de que la tengas.


Espero que estos trucos te sean útiles y consigas que tus invitados confirmen su asistencia o ausencia, o al menos la mayoría. 







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Todo lo que Necesitas Saber sobre Invitaciones de Boda (III)

En la segunda parte de Todo lo que Necesitas Saber sobre Invitaciones de Boda os di algunos consejos acerca de los distintos tipos de invitaciones, su diseño, su tipografía y la información que éstas deberían incluir. 


En esta tercera (y última, ya veo que respiráis con alivio) os hablaré sobre cómo deben ser los sobres y cómo dirigirlos. También, algo muy importante, os daré algunas sugerencias sobre el franqueo.


Empezamos...


Los sobres


Los sobres deben ir a juego con las invitaciones y ser de una calidad similar. La invitación debe quedar bien encajada, ni muy suelta dentro del sobre ni demasiado ajustada. Así evitaréis que se dañen tanto la invitación como el sobre y facilitaréis las cosas a quien recibe la invitación.


Algo que no podéis perder de vista: los sobres se deben escribir a mano y, preferentemente, con pluma. Ya se que puede ser una tarea ímproba si tenéis 300 invitados, pero es una forma de personalizar la invitación que es de agradecer. Si no tenéis muy buena letra (como yo, que tengo pero letra que un médico o un ingeniero), podéis recurrir a algún amigo o familiar que os ayude o, mejor aún, a un calígrafo profesional. No os supondrá un sobrecoste excesivo y el resultado es perfecto.


Si vais a invitar a una familia completa (padres e hijos menores de edad), podéis utilizar dos tipos de fórmula para escribir el sobre:

Imagen: ¿Quién dijo boda?

Imagen: ¿Quién dijo boda?

¡Ojo con estas fórmulas si los niños pequeños no están invitados! Porque con el "... y familia" estáis invitando a todo el conjunto familiar. Si no queréis que los niños acudan a la boda, debéis optar por indicar el nombre de los dos cónyuges y, si los hijos mayores de edad sí están invitados, tendréis que entregarles invitaciones individuales a cada uno.


Si vais a invitar a una pareja, debéis escribir el nombre de los dos. Según el grado de formalidad, podéis poner el nombre y los apellidos con el D./Dª - Sr./Sra./Srta. - Sr. D./Sra. Dª delante, o bien optar por poner sólo los nombres si hay mucha confianza. En la medida de lo posible, evitad las expresiones "Sres. de..." o "D. XXXX y Sra.", porque no siempre son bienvenidas por las connotaciones algo machistas y anticuadas que conllevan. 


Si algún invitado tiene algún título honorífico (Excelentísimo, Ilustrísimo...) debe incluirse en la invitación.

Imagen: ¿Quién dijo boda?

Imagen: ¿Quién dijo boda?

Y, hablando de formalidad, intentad evitar expresiones de parentesco como éstas:

Imagen: ¿Quién dijo boda?

Si vais a invitar a alguien soltero y prevéis que puede acudir a la boda acompañado, pero no estáis seguros de su nombre, podéis utilizar esta fórmula. 

Imagen: ¿Quién dijo boda?

Si vais a entregar las invitaciones en mano, no es necesario que escribáis la dirección; con los nombres será suficiente. En caso de que vayáis a enviarlas por correo postal o a través de un servicio de mensajería, debéis escribir la dirección completa y, muy importante, vuestro remite completo (nombre, apellidos, dirección y código postal). Si hubiese que devolveros la invitación, Correos necesitará saber a quién y a dónde hacérsela llegar.


Y, hablando de remites, una buena idea es encargar un sello de caucho con el remite para hacerlo más personal. También podéis encargar los sobres con la correspondiente estampación.

Imagen: ¿Quién dijo boda?

Os aconsejo revisar y comprobar las direcciones dos veces antes de enviarlas, para evitar que os las devuelvan. Llamad a los receptores, si es necesario para confirmarlas, porque os evitaréis disgustos posteriores. 


Si no os sabéis el código postal, podéis entrar en la web de Correos, donde podéis averiguarlo poniendo la dirección de envío. Es muy sencillo y os ahorrará mucho trabajo y problemas.

Una bonita forma de cerrar los sobres es con lacre, aunque no os lo recomiendo si no tenéis práctica. En su lugar, podéis usar pegamento caliente de colores en el que se puede utilizar un sello para grabar igual que en el lacre. Queda perfecto y es más fácil de manejar. 


Y otra forma de personalizar el sobre es utilizar un sello de caucho con un el logotipo o emblema de vuestra boda para personalizarlo. Es una idea económica y divertida, que os permitirá estampar también el logo en el menú, tarjetas de los detalles para los invitados, etc.


El franqueo


A la hora de franquear, os recomiendo que llevéis las cartas a la oficina de Correos para que lo hagan ellos. Así os evitaréis el engorro de tener que pegar los sellos y no os equivocaréis con el franqueo. ¿Os imagináis al cartero llevando el sobre a vuestro jefe y pidiéndole que abone la diferencia del franqueo? Porque lo pueden hacer...

Y, hablando de sellos, si queréis rizar el rizo, podéis encargar los sellos con un diseño personalizado en Correos, se llama TuSello. No es un producto demasiado caro (entre 1,25 y 1,78 €/sello) y el resultado es espectacular. Vosotros les dais el diseño y ellos hacen láminas con 25 sellos de curso legal y adhesivos, para que los peguéis en vuestra invitaciones.


Espero que este post. aunque largo, os haya sido útil; porque la misión fundamental de este blog es haceros la organización de la boda un poco más fácil. Si lo consego en alguna medida, me doy por más que satisfecha.



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Todo lo que Necesitas Saber sobre Invitaciones de Boda (II)

Foto: LaserCreative.ca. Vía Wikimedia Commons

En la primera parte de Todo lo que Necesitas Saber sobre Invitaciones de Boda, os hablé sobre los proveedores y todo lo relativo al número, a cuándo encargarlas y a cómo entregarlas.


En esta me centraré en los tipos de invitaciones, el diseño, la tipografía y la información que deberían incluir.


Comenzamos...


Tipos de invitaciones


Las invitaciones pueden ser más o menos formales, según el estilo de boda que tengáis pensada. La formalidad la aporta el tipo de papel, de letra y de decoración.


Ya no se suele hacer, pero se pueden encargar invitaciones y participaciones. La invitación indica a quien las recibe que deseáis que os acompañe tanto a la ceremonia como al banquete y, la participación, son una forma decirle al receptor que le comunicáis (le participáis) vuestra próxima boda, pero sin invitarle a nada.


También hay parejas que hacen dos tipos de invitaciones: unas sólo para la ceremonia y otras para boda y banquete. Las primeras se dirigen a compromisos, compañeros de trabajo, vecinos o personas que se sabe que no pueden o no quieren asistir a la recepción.


Otra opción es encargar dos tipos de invitaciones, unas más formales y otras menos, según quiénes vayan a recibirlas. Si tenéis invitados de cierta alcurnia o de mucho compromiso, quizás queráis unas invitaciones más clásicas y contenidas. Pero eso no significa que no podáis utilizar también unas invitaciones más divertidas e informales para vuestros amigos más cercanos y para los invitados más jóvenes. 

Mirad qué invitaciones indias tan originales....

Foto: Shubhankar. Vía Wikimedia Commons

La forma tradicional es en forma de tarjetón o díptico, aunque el abanico de posibilidades es amplísimo: invitaciones redondas, en forma de caja, figuras de origami, enrolladas en forma de papiro... el límite es vuestra imaginación. Eso sí, tened en cuenta si la forma os permite un envío cómodo y no demasiado costoso.


El diseño


El diseño debe estar en consonancia con el estilo, decoración y colores de la boda. Por ejemplo, si vais a tener una boda estilo Shabby Chic, no es muy apropiado que las invitaciones tengan un diseño pop art. 


Además, las invitaciones deben reflejar quiénes sois; vuestros caracteres, aficiones, gustos...


La tipografía


La tipografía también es uno de los elementos importantes en el diseño de las invitaciones. Es fácil que la creatividad se apodere de vosotros (o de los diseñadores) y os haga perder de vista algo muy importante: la misión de la invitación es facilitar información. Por ello es necesario que sea bonita y acorde al estilo de la boda, pero que sea legible. Debéis pensar que las invitaciones no sólo las van a recibir vuestros amigos (jóvenes y con vista de lince), también las van a leer vuestros tíos mayores y abuelos... y puede que ellos no sean capaces de comprender ciertos tipos de letra.


Cuidado con las tipografías muy pequeñas, con las letras muy juntas, con demasiados adornos o con algunas que imitan la escritura a mano. Aquí tenéis algunos ejemplos de tipos de letra poco convenientes:

¿Qué deben incluir?


Las invitaciones deben reflejar el qué, el cuándo, el dónde y el cómo. Es decir, tiene que aparece a qué invitáis (la boda), qué día y a qué hora, en qué lugar se celebrará la ceremonia y la recepción y cualquier otra información acerca de cómo se hará (si hace falta confirmación, si se requiere algún tipo de vestimenta especial, etc.).


Es conveniente que incluyáis las fórmulas SRC (se ruega confirmación) o RSVP (répondez s'il vous plaît = responda, por favor o se ruega respuesta) junto con la forma de contacto para la confirmación (email, teléfono, tarjeta de respuesta...). Esta forma de comprobar con cuántos invitados contáis no es del todo fiable, porque algunos no confirmarán y otros se echarán atrás en el último momento; pero os servirá como guía. Os sugiero que, si no os han contactado ellos unos días antes de la boda, hagáis una llamada telefónica de confirmación... por si acaso.


Hay quien también incluye una tarjetita para que los invitados la devuelvan con la confirmación o no de su asistencia, aunque no lo recomiendo. Es un gasto extra para vosotros y una molestia para los invitados, que deben preocuparse de rellenarla y enviarla. Mejor una llamada telefónica.


Si queréis incluir algún texto especial, adelante, pero intentad no cargar la invitación de demasiada información, para que tenga visibilidad lo importante (qué, cuándo, dónde y cómo).


Procurad no emplear abreviaturas ni números, salvo en el caso de la numeración de las calles. Si la dirección de la iglesia es el Paseo de la ermita, no utilicéis Pº o Pso. y poned el tipo de vía completo: paseo.


En el caso de las horas, os aconsejo que evitéis expresiones tales como a.m. o p.m., porque no todo el mundo las entienda. Mejor la fórmula 18:00 h. o 6 de la tarde, que 6 p.m.


Incluid un plano si la localización es complicada, así facilitaréis la llegada a los invitados. Aunque la mayoría miramos en Google Maps para hacernos una idea, el plano en la invitación será una forma de tener esa información a mano.


Si vais a requerir algún tipo de atuendo concreto, debéis indicarlo claramente en la invitación: 

• "Se suplica etiqueta" = se agradece que se vista chaqué, esmoquin, uniforme (miltares) o, en su defecto, traje oscuro; y a las señoras que lleven traje corto si el caballero lleva chaqué o traje oscuro y largo o de cóctel si se trata de esmoquin.

• "Rigurosa etiqueta" = obligatorio llevar chaqué, esmoquin o uniforme (si se es militar), no se admitirá traje oscuro; las señoras estarán obligadas a vestir traje corto con acompañantes de chaque y largo o vestido de cóctel con esmoquin.

• "Chaque o uniforme" = obligatorio que los señores lleven chaqué (civiles) o uniforme (militares) y las mujeres traje corto.

• "Corbata negra" = los hombres están obligados a llevar esmoquin y las señoras traje de cóctel o vestido largo. Aprovecho de nuevo para comentar que el esmoquin no es el tipo de vestuario más adecuado para una boda, aunque cada vez es más frecuente.

• Además de estas expresiones que son las más protocolarias, podéis incluir las que vosotros queráis: "se ruega vestir de blanco", "os agradeceríamos que vistiéseis con trajes estilo Gran Gatsby", etc. Esto es importante cuando lo que estáis buscando es una boda temática.

En cualquier caso, si la boda no es demasiado formal, os recomiendo que no seáis demasiado estrictos con el vestuario de los invitados, porque muchos se echarán para atrás si se ven obligados o deben hacer un gasto extraordinario.

Foto: William Arthur Fine Stationery. Vía Flickr

Repasad el texto y los datos tantas veces como sea necesario antes de darle el visto bueno para la impresión. Os aconsejo que pidáis ayuda a algún amigo o familiar (o a la wedding planner, que para eso está), porque un par de ojos extras nunca está de más. Es la mejor forma de que no se pase ningún detalle.


Y aquí termina esta segunda parte. En la tercera y última os hablaré de los sobres y del franqueo de las invitaciones. 


Por supuesto, estáis invitados ;) a leer y participar en el próximo post. 




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Todo lo que Necesitas Saber sobre Invitaciones de Boda (I)

Foto: Sara Parrot. Vía Flickr

Las invitaciones no se deben descuidar, porque son uno de esos elementos diferenciadores de la boda. No en vano son el primer contacto que tendrán los invitados con vuestro "Gran día", la tarjeta de presentación de la boda, por decirlo de algún modo. Pensad que muchos invitados las guardarán con mucho cariño como recuerdo de la boda. 


Por ello, es necesario tener en cuenta varias consideraciones para conseguir las invitaciones perfectas para vosotros. En este post encontraréis Todo lo que Necesitas Saber sobre Invitaciones de Boda.


En esta primera parte os daré algunos consejos sobre los proveedores y todo lo relativo a la entrega. Vamos con ello...


Los proveedores


Cuidar la elección de las invitaciones no significa que debáis gastaros una fortuna, quiere decir que tenéis que elegirlas con acierto. Mi consejo es que visitéis a muchos proveedores, on-line y off-line, antes de decidiros.


Ahora mismo podéis encontrar una multitud de proveedores y diseñadores con mucho talento, tanto dentro como fuera de nuestro país, así que no os quedéis con lo primero que encontréis. 

Foto: Nat Tung. Vía Flickr

Otra opción que podéis valorar es hacer vosotros mismos las invitaciones. Ya sabéis, el DiY al poder. En caso de que las vayáis a preparar vosotros, es importante que tengáis en cuenta: el número de invitados, el tiempo del que disponéis, el coste de su realización y, por supuesto, vuestras habilidades manuales. Si no tenéis claro que vayáis a poder hacer las invitaciones sin problemas, os aconsejo que las encarguéis fuera, porque se pueden convertir en un quebradero más de cabeza en la vorágine de la organización de la boda.


¿Cuántas necesitamos?


A la hora de calcular la cantidad de invitaciones (y sobres), os recomiendo que toméis la lista de invitados y calculéis entre un 60%-70% del total; esa será la cantidad a encargar. Con este porcentaje cubriréis las parejas (la mayoría de los invitados), los que irán sin pareja, imprevistos y las invitaciones que se guardan como recuerdo.


¿Cuándo encargarlas?


El mejor momento para encargarlas es cuando tengáis cerrado el lugar y la fecha de la boda. Así tendréis tiempo para encargarlas y solucionar posibles errores e imprevistos de última hora, sin necesidad de perder los nervios.


¿Cuándo entregarlas?

Foto: Sara Parrot. Vía Flickr

Como normal general, las invitaciones se deben entregar/enviar con un mínimo de 2 meses de antelación. Si las enviáis con poco tiempo, habrá invitados que no puedan hacer un hueco en su agenda para asistir; si las entregáis con demasiado tiempo, los asistentes pueden llegar a olvidarse de la boda.


Si algún invitado tiene una agenda muy apretada, os recomiendo que se lo comuniquéis con más tiempo para que se pueda organizar. 


Lo mismo ocurre con los invitados que vivan fuera de vuestra localidad. Al tener que organizar el desplazamiento y el alojamiento, es conveniente darles algo más de tiempo.


Y si os casáis en pleno verano, en Navidades, Semana Santa o coincidiendo con algún evento importante (Mundial o Copa de fútbol, elecciones, etc.) lo aviséis con más antelación. Así será más fácil que los invitados puedan acudir o, por lo menos, no tendrán la excusa del "es que no me habéis invitado con tiempo suficiente".


Un consejo malvado: por si se os caen demasiados invitados, siempre podéis hacer una lista de reservas para cubrir esos puestos. Personas que no son vuestra primera elección como invitados, pero a los que podéis recurrir para que no os cobren recargo en el lugar de la recepción si no llegáis a unos mínimos. Por ello es necesario entregar las invitaciones con tiempo suficiente, así podréis recurrir a estos reservas sin que se note ;)


Cómo entregarlas

Foto: Ian Collins. Vía Flickr

En mano si las personas son muy allegadas y os es fácil hacerlo (compañeros de trabajo, vecinos, amigos u otras personas a las que veáis con frecuencia). 


También podéis reclutar a familiares directos o amigos más cercanos que hagan de mensajeros por vosotros y entreguen las invitaciones a sus contactos más directos.



Por correo postal al resto de los invitados. 


Por mensajero, cuando os queráis cerciorar de que la invitación llega a algún invitado de especial relevancia.


Y hasta aquí llega esta primera parte. Si queréis seguir aprendiendo sobre las invitaciones de boda, no os perdáis la siguiente entrega.


¡Hasta pronto!



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