Consigue que Respondan al Se Ruega Confirmación

¿Has enviado ya las invitaciones de tu boda? Si la respuesta es sí,  probablemente estarás persiguiendo a los invitados para que confirmen su asistencia a la boda. Y es que saber con cuántos de ellos vas a contar finalmente es algo importante, puesto que los proveedores de gastronomía imponen una fecha límite para que les confirmes el número total de asistentes. Si una vez que les comuniques ese número de invitados hay muchas incorporaciones o muchas bajas, las cosas se pueden complicar para vosotros, los novios. En caso de que haya invitados que se suman, habrá que ajustar las previsiones de la cocina, la organización de las mesas y el espacio previsto para atenderles, lo que puede suponer un caos organizativo si son muchos. Y si lo que ocurre es que hay muchas bajas, lo que sucederá es que os cobrarán los menús y el precio por persona de la barra libre contratada, aunque los invitados no hayan asistido.


Para mover a los invitados a que indiquen si asistirán o no a la boda, se suele utilizar el consabido Se Ruega Confirmación y así no enfrentarse a los problemas anteriores. Pero, por desgracia es muy frecuente que los invitados no confirmen su asistencia, o incluso que no asistan después de haberlo hecho.


Para ayudarte quiero compartir contigo algunos trucos que funcionan a la hora de conseguir que los invitados confirmen su asistencia a tu boda. 


No te los pierdas...

Las invitaciones


✿ Una de los primeros trucos para que los invitados confirmen, es enviar las invitaciones con tiempo suficiente, que no debería ser ni muy amplio ni muy corto. Lo adecuado para la mayoría de las bodas, hacerlo con una antelación de al menos 8 semanas. Si se trata de una Destination Wedding, te recomiendo que envíes las invitaciones con más tiempo, para que los asistentes puedan organizar sus agendas, también puedes utilizar el Save The Date para que puedan irse haciendo a la idea con antelación.  

Ante todo, claridad


✿ Aunque los que organizamos eventos siempre hablamos del S.R.C. (significa Se Ruega Confirmación) o R.S.V.P. (Répondez s'il vous plâit = Responda, Por Favor o Responda Si Le Place), no significa que tus invitados deban saber qué significan esas iniciales, por lo que te aconsejo que incluyas una frase completa y explicativa de lo que quieres, que en este caso es que te confirmen su asistencia o ausencia, del estilo de "Se ruega confirmacion", "Se ruega contestación", "Confirmar asistencia (seguido de la persona a la que confirmar y el medio para hacerlo)", etc.


Cuestión de límite


✿ Ponles las cosas fáciles a los invitados y ofréceles varias vías de contacto. Lo habitual es poner el número de teléfono de uno de los novios o de ambos, aunque lo ideal es que esos teléfonos sean móviles con WhatsApp, e incluir una o varias direcciones de correo electrónico y perfiles de redes sociales.


✿ Valora la posibilidad de incluir una fecha límite para confirmar. Esa fecha tendrá dos funciones: por una parte te servirá a ti como tope psicológico para dejar de perseguir a los invitados rezagados en su respuesta y poder darle un número de asistentes lo más cerrado posible al proveedor de gastronomía; por la otra, es una manera de apremiar a los invitados para que respondan, porque una fecha tope es una materialización de su necesidad de contestar.  Las frases con las que puedes indicar este plazo de confirmación: "Por favor, confirmar asistencia antes del día __ / __/ ____", "Agradecemos que nos confirmes tu asistencia antes del __ / __ / ____", etc.


✿ La fecha límite debería estar entre las 3-4 semanas antes de la boda, así te dará tiempo a cerrar el número de invitados final con tu proveedor.


✿ Si vas a decidirte por incluir fecha límite de contestación, te aconsejo que unos días antes llames o envíes un mensaje a los invitados tardones para recordarles que se acaba el plazo para confirmar.

Tarjetas de confirmación


✿ Puedes recurrir al sistema de las tarjetas de confirmación incluyéndolas en las propias invitaciones. Son unas tarjetas de menor tamaño que las invitaciones en las que se pide la confirmación y se dejan espacios en blanco para que los asistentes puedan rellenarlo con las personas incluidas en la invitación que van a asistir.


✿ A estas tarjetas deberías adjuntarle unos sobres prefranqueados para que los invitados puedan echarlas al correo y que os lleguen con tiempo.

✿ Evidentemente esta opción implica un gasto, aunque puede ser una buena idea.


✿ Es imprescindible que les añadas un plus interesante que las haga más atractivas y que les empuje a responder y enviarlas. Algún ejemplo: una frase graciosa ("Si no respondes antes del día __ / __ / ____, tráete una silla y un tupper" o "Si no confirmas, tú veras, te vas a perder la boda del año y tendrás que disfrutarla después a través de las redes sociales"), consultarles por una o varias canciones que quieran que suenen en la fiesta (y que luego tendrás que trasladar al DJ sí o sí), preguntarles por algún consejo que quieran daros como futuro matrimonio,  pedirles recetas de cocina para poner en práctica una vez casados, darles a elegir entre un plato u otro o que os informen de alergias, intolerancias o necesidad de dietas especiales...


✿ Si envías tarjetas para la confirmación de la asistencia, procura telefonear o enviar un mensaje a los invitados para anunciárselo y recordarles que tú y tu pareja esperáis su contestación.


Y una idea más...


✿ No es imprescindible que incluyas el S.R.C. en las invitaciones, puedes solicitarlo de otras maneras: en persona, haciendo una llamada telefónica, enviando un WhatsApp, mandando un e-mail o poniéndolo en la web de la boda, en caso de que la tengas.


Espero que estos trucos te sean útiles y consigas que tus invitados confirmen su asistencia o ausencia, o al menos la mayoría. 







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La primera vez que apareció el post Consigue que Respondan al Se Ruega Confirmación fue en el blog de ¿Quién Dijo Boda?



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