Porque hacer la lista de invitados es algo complejo, pero luego distribuirlos en el espacio de la recepción lo es tanto o más.
En este post quiero darte las claves básicas para distribuir a los invitados en las mesas de boda con acierto.
La lista de invitados
Lo primero que debéis tener en mente a la hora de preparar el plano, es la lista de invitados. Mi consejo: que dividáis la lista en diferentes grupos. Esta clasificación os servirá para colocar más cerca o más lejos de vosotros a los invitados, según la relación que tengáis con ellos: familia muy cercana, amigos íntimos, familiares en general, amigos con los que tenéis menos confianza, compañeros de trabajo, antiguos compañeros de clase, compromisos...
El plano del espacio
Es importante que tengas un plano del espacio en el que tendrá lugar el banquete, para que puedas disponer en él las mesas. Debes conocer las medidas, las posibles columnas, las entradas, las ventanas, los elementos fijos y los móviles, etc. Así podréis disponer las mesas de la forma más ajustada posible.
Si el proveedor del espacio no os proporciona un plano, que debería hacerlo, tendréis que ser vosotros los que dibujéis el plano. Procurad que sea lo más realista posible, teniendo en cuentas las medidas. Utilizar un papel milimetrado facilita mucho la tarea, puesto que podéis asociarle una medida a cada cuadrícula para levantar el plano lo mejor posible. Este papel también os permitirá colocar las mesas teniendo en cuenta el tamaño real de las mesas.
El tipo de las mesas
A la hora de preparar la distribución de los invitados en el espacio en el que tendrá lugar la recepción hay que tener presente el tipo de mesas que vas a utilizar.
No solo tenéis que tener en cuenta la forma (rectangular, redonda, ovalada o cuadrada), también es importante decidir el tamaño, porque de ello dependerá el número de personas que pueden sentarse en cada mesa.
Algunos proveedores únicamente tienen uno o dos tipos y tamaños de mesa, por lo que tendréis que ceñiros a lo que te ofrecen o alquilar el mobiliario, lo que supondrá un extra en vuestro presupuesto. Y eso siempre que te permitan introducir muebles del exterior, lo que no siempre sucede.
La mesa presidencial
Las dos primeras personas que debéis ubicar sois vosotros dos. Y también debéis tener presente el tipo de mesa presidencial que deseáis. Su situación en el salón marcará la colocación del resto de mesas, por lo tanto es primordial saber cómo será y dónde se situará.
Puede ser una mesa presidencial al uso, en la que sentaros vosotros y los familiares más cercanos; con un tamaño, forma o decoración distinta al resto de las mesas. Incluso podría ser una mesa para dos, tipo sweetheart table. Otra opción que podéis valorar sería la mesa presidencial situada en el centro del salón, con un tamaño y forma similar a las del resto de invitados.
Cuestión de distancia
Los invitados con los que tengáis una mayor confianza deberían estar más cerca de la mesa. Hay una norma de colocación de las mesas según el grado de cercanía de los anfitriones, dándole mayor preeminencia a las mesas que se sitúan más próximas y a la derecha de los novios (según ellos miran al salón) y salteando las numeraciones (derecha, izquierda, derecha, izquierda...), aunque en general sirve la norma de menos distancia a mayor confianza. A continuación encontrarás dos ejemplos de esta forma de colocación más formal.
Asignar mesas: siempre
Puede que permitir que cada invitado se siente como quiera sea algo muy liberal y moderno, pero suele terminar en un verdadero desastre. Mi consejo siempre será que asignéis al menos las mesas para cada asistente, si es que no queréis decirles en qué asiento deben acomodarse. Si queréis saber más, podéis leer nuestro post Asignar las Mesas a los Invitados en la Boda: Muy Recomendable.
¿Mesa de niños?
Planteaos si habrá una o varias mesas infantiles. Si hay varios niños invitados, colocarles en una mesa separada puede ser una buena idea, aunque en este caso siempre recomendaré que haya una persona adulta encargada de controlar que los peques se porten bien y coman. Puede ser una niñera o un animador contratado por vosotros. Si se deja a los niños por su cuenta, probablemente acabarán formando mucho barullo, molestando a camareros e invitados. Si no va a haber una persona mayor ocupándose de ellos, es mejor que los más pequeños estén sentados junto a sus padres.
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| Mesa para niños en la boda |
Respetad a los invitados
Procurad que los asistentes se sientan cómodos en la recepción. Eso implica evitar combinaciones poco afortunadas: amigos solteros en mesas con mayoría de parejas, personas que se detestan abiertamente, adolescentes y niños en mesas que están ocupadas únicamente por personas muy mayores, miembros de una pareja sentados en mesas diferentes, exparejas, etc.
Tened en cuenta las necesidades especiales
Si hay invitados con sillas de ruedas o problemas de movilidad, debéis ubicarlos en lugares en los que estén cómodos, tengan un fácil acceso y no estorben el paso de otras personas. Esto también es aplicable a padres con carritos de bebé.
Y si os equivocáis, tampoco pasa nada
Si alguna de las asignaciones de asiento no ha sido del todo afortunada, tampoco constituye una tragedia. Los invitados estarán sentados una media de dos horas en sus mesas, por lo que soportar a unos compañeros aburridos o desagradables no será una prueba tan dura. Ya tendrán la fiesta posterior para estar con invitados más afines y divertirse todo lo posible.
Ayuda que siempre es bienvenida
Una forma de preparar la distribución de las mesas es utilizar una de las múltiples aplicaciones que hay en el mercado. Las hay de pago y las hay gratuitas.
Otra forma de hacerlo es preparar un plano del sitio, recortar unas mesas en cartulinas y colocarlas en el plano. Una vez clara la disposición física de las mesas, sólo tendréis que recortar unas cartulinas o utilizar unos post-it con el nombre de cada invitado e irlos colocando y cambiando hasta encontrar la distribución idónea. Lo ideal es que tanto la representación de las mesas como de las sillas sean removibles, para que podáis cambiarlas tantas veces como sea necesario.
Ayudad a los invitados a encontrar su sitio
Una vez preparada la distribución de los asistente en el espacio es imprescindible informarles de forma clara y sencilla en qué lugar deben sentarse. Para eso es necesario que preparéis un buen seating y sitting plan. Después de todo el trabajo que supone confeccionar la distribución, hay que darle toda la visibilidad posible ;)
Espero haberos ayudado con la tarea de distribuir a los invitados y que podáis disfrutar un poquito más de la organización de vuestra boda... y sufrirla un poco menos.
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La primera vez que apareció el post Cómo Distribuir a los Invitados en las Mesas de Boda fue en el blog de ¿Quién Dijo Boda?
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