Consejos para Asignar Mesa a los Invitados de la Boda

¿Ya tenéis decidida la lista de invitados para vuestra boda? Si es así, enhorabuena, porque es una tarea compleja. Pero además de felicitaros por haberla completado, también debo comentaros que es sólo la primera parte, porque os queda la más difícil y estresante: asignar mesa y asientos a los invitados de la boda. Y es que si tuviese que comparar la elaboración del seating plan con algo, sería con el encaje de bolillos.  

 

Decidir a quiénes sentar juntos y a quiénes separar lo máximo posible, a quiénes colocar más cerca de vosotros para demostrarles cariño y respeto, a quiénes sentar en la misma mesa para que se sientan cómodos entre ellos y que las conversaciones fluyan... 

 

¿Queréis saber cómo hacerlo? Pues tomad asiento porque a continuación os doy las claves para conseguir que sea un éxito...

 

 

♥ Una vez que tengáis elaborada la lista de invitados, lo ideal sería que la dividieseis en diferentes grupos para que luego os sea más fácil organizar la distribución: familiares cercanos (en un grupo para cada uno de los miembros de la pareja), familia lejana, amigos íntimos (de cada uno de los dos y los comunes de ambos), amigos, compañeros de trabajo (de cada uno de los dos), amigos de la familia y otros compromisos...

 

♥ También os será útil hacer una pequeña anotación con información adicional al lado de cada nombre: edad, si la persona tiene acompañante, si tiene alguna rencilla con otro invitado, intereses...  

 

 

♥ Hablad con el proveedor para decidir qué tipo de mesas os proporcionará, el número de personas que se pueden sentar en ellas y cómo se ubicarán en el espacio. También es importante que tengáis claro dónde estará la mesa presidencial, los accesos, las columnas, los aseos... 

 

♥ Podéis utilizar el método analógico, que consiste en un plano en el que estén dibujadas las mesas tal y como estarán dispuestas en el lugar en el que tendrá lugar la recepción y luego ir utilizando post-it, o un método similar que os permita quitar y poner etiquetas con los nombres tantas veces como sea necesario.

 

 

♥ Y, por supuesto, podéis emplear cualquiera de las muchas herramientas digitales que hay disponibles para organizar el seating de la boda. Algunas de estas aplicaciones y web son gratuitas y otras son de pago, y generalmente las segundas suelen ser más completas y fáciles de usar.

 

♥ Procurad que las personas a las que apreciéis más estén más cerca de vuestra mesa que el resto de los asistentes. Y según vayan siendo menos cercanas que estén más alejadas, de modo que los compromisos serán los que tengan una posición menos privilegiada.

 

♥ También es importante que tengáis presente si hay invitados que tienen dificultades con su movilidad (personas con silla de ruedas, andadores, muletas...), para que les coloquéis en lugares en los que el acceso sea lo más fácil posible para ellos.  

 

♥ Si las familias de ambos se llevan bien, podéis colocar en la misma mesa a miembros de los dos grupos para que pueda disfrutar de ese día juntos. En caso de que las familias no se conozcan o haya algún tipo de tensión, es mejor que ubiquéis en mesas distintas.

 

♥ Si los padres de alguno de vosotros están divorciados, tenedlo en cuenta a la hora de sentarlos en las mesas. Si se llevan bien tanto los divorciados entre sí como sus nuevas parejas, podéis colocarlos juntos, pero si no es así, es mejor que haya una o dos mesas de distancia entre un grupo y otro. Y procurad que las mesas estén a la misma distancia de la vuestra para que ninguno de ellos se sienta ninguneado. 

 

♥ Los amigos cercanos también deberían estar en la misma mesa. Si compartís amigos, podrán estar todos juntos, en caso contrario, es mejor que les coloquéis en dos diferentes. Igual sucede con los compañeros de trabajo. 

 

 

♥ Hablando de amigos, siempre podéis jugar a combinar los que procedan de diferentes círculos, para que interaccionen entre sí, aunque puede ser una apuesta arriesgada, sobre todo si tienen intereses e ideas muy diferentes.  

 

♥ Si tenéis algunos amigos de esos que son el alma de la fiesta y que caen bien a todo el mundo, podéis pedirle que se sienten en alguna mesa en la que puedan animar a invitados que son tímidos o aburridos. Es un favor que luego deberíais agradecer de algún modo a esas personas con una carta, un regalo... 

 

♥ La ayuda de amigos o familiares que sean muy tranquilos y conciliadores, puede ser realmente valiosa si en alguna mesa puede haber algún tipo de conflicto entre los invitados sentados a ella.  

 

 

♥ Evitad sentar a un único soltero en una mesa en la que únicamente haya parejas consolidadas.  

 

♥ Si únicamente va a haber uno o dos niños invitados, lo correcto sería sentarlos con sus padres. En caso de que haya varios, es mejor que coloquéis una mesa infantil y que las mesas de sus padres estén cerca, por si fuese necesario que les atendiesen. 

 

♥ En caso de que no os queráis romper la cabeza asignando el puesto en la mesa a cada invitado, podéis indicar el nombre en el seating plan, pero no en la propia mesa, de modo que cada uno se siente en el lugar que prefiere.

 

 

♥ Y un último consejo: tomaos esta tarea con tranquilidad y cierta filosofía, porque, como ya os he adelantado, suele ser una de las más complicadas dentro de la organización de la boda.  

 

¿Ya habéis comenzado a organizar el seating plan de vuestra boda? Sea como sea, espero que estos consejos os ayuden a ello. 

 

 

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Qué Es Un Seating Interactivo y cómo Incluirlo en la Boda

El seating es un imprescindible en cualquier boda, no sólo porque es necesario para que los invitados encuentren la mesa que les corresponde en la recepción, sino porque se ha convertido en uno de los elementos de la decoración que más se fotografía y se comparte después en redes y editoriales. 

Y precisamente porque es un punto fuerte en la boda, hay imágenes de estos planos que inundan Internet, las revistas de novias y las ferias nupciales. Pero estos se utilizan más para copiar que para inspirarse, por lo que la mayoría, finalmente, son réplicas en lugar de piezas únicas. Si habéis asistido a algunas bodas en los últimos años seguro que sabéis a qué me refiero. 

Por eso en este post quiero compartir con vosotros una idea para que vuestra boda no sea una más: un seating interactivo. 

Qué es un seating interactivo 

 

♥ Es un plano de distribución de mesas que implica que los invitados tengan que realizar alguna acción para encontrar su mesa y su puesto dentro de ella (si es que habéis decidido asignar cada sitio). 

 

♥ Este tipo de planos de asientos buscan que los invitados se sorprendan y se diviertan, que formen parte de la experiencia que les vais a ofrecer en la boda. Si lo que queréis es crear recuerdos inolvidables para los asistentes y fomentar que interactúen entre ellos, esta es una gran elección.

Algunas ideas inspiradoras

 

♥ Podéis disponer copas de champán o de cualquier otro tipo de bebida con una tarjeta con el nombre de cada invitado y el número de mesa que le corresponde. Si no queréis servir alcohol, hay otras opciones como cócteles sin, aguas perfumadas con frutas o flores, refrescos... 

 

 

♥ También podéis ofrecer una delicia gastronómica que sirva de introducción a la comida o la cena, casi como un aperitivo más. 

 

♥ Otra opción es colocar dulces que puedan disfrutar tras la cena, junto con el café. 

 

♥ También es una gran idea que el nombre y el número de mesa estén escritos en una tarjeta o en el envoltorio de un regalo que cada uno se podrá llevar como recuerdo. Si queréis que todavía sea más inolvidable, podéis personalizar el regalo y añadir un mensaje especial para cada uno.

 

 

♥ O incluso tenéis la posibilidad de disponer algún detalle útil que puedan utilizar durante la celebración, como abanicos o paypays, alpargatas o zapatillas...

 

 

♥ Si hay niños invitados, no os olvidéis de preparar algo especial para ellos en el seating. Quedarán encantados. 

 

♥ Podéis colocar una cámara Polaroid junto al seating para que cada uno de los invitados sustituya la tarjeta con su nombre y número de mesa con una foto que se tomen justo antes de entrar a la recepción, junto con un mensaje. Así, además de plano de asientos funcionará como un libro de firmas diferente. 

 

 

♥ Quizás prefiráis entregar a cada invitado una tarjeta del estilo de rasca y gana, en la que tengan que trabajar para averiguar cuál es su mesa. Otra variante de este tipo de seating es sustituir el hecho de rascar por escanear un código QR.  

 

♥ Incluso podéis entregar a cada asistente una pieza de puzle cuando lleguen al cóctel para que la vayan colocando en un marco hasta que se complete el plano y puedan consultarlo.  

Y unos consejos imprescindibles

♥ Tened en cuenta que la seguridad debe primar sobre la estética, por lo que su montaje no debe suponer ningún riesgo ni para el personal que trabaje en la boda. Eso implica que los anclajes, la estabilidad y el montaje deben ser seguros. 

♥ También es importante que no perdáis de vista la finalidad fundamental del seating: la funcionalidad. Los invitados deben poder encontrar su mesa, por lo que la decoración no debe dificultar su lectura, y el tamaño y la tipografía de las letras y números debe ser adecuado. 

♥ El hecho de que sea interactivo, no significa que haya que hacer un máster para saber qué hacer o cómo actuar. Indicadlo claramente, si es algo complejo, y no busquéis diseños tan elaborados que no sirvan para sus verdaderos fines: que los asistentes encuentren su mesa y que se diviertan participando. 

¿Qué os parece la idea de disponer un seating interactivo en vuestra boda?

 

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Cómo Distribuir a los Invitados en las Mesas de Boda

Distribuir a los invitados en las mesas de la boda es como un puzle de 5.000 piezas, pero con las emociones a flor de piel. Y quien lo ha tenido que hacer alguna vez o ha presenciado cómo alguna pareja se ha enfrentado a esta tarea lo sabe.


Porque hacer la lista de invitados es algo complejo, pero luego distribuirlos en el espacio de la recepción lo es tanto o más.


En este post quiero darte las claves básicas para distribuir a los invitados en las mesas de boda con acierto.

La lista de invitados


Lo primero que debéis tener en mente a la hora de preparar el plano, es la lista de invitados. Mi consejo: que dividáis la lista en diferentes grupos. Esta clasificación os servirá para colocar más cerca o más lejos de vosotros a los invitados, según la relación que tengáis con ellos: familia muy cercana, amigos íntimos, familiares en general, amigos con los que tenéis menos confianza, compañeros de trabajo, antiguos compañeros de clase, compromisos...


El plano del espacio


Es importante que tengas un plano del espacio en el que tendrá lugar el banquete, para que puedas disponer en él las mesas. Debes conocer las medidas, las posibles columnas, las entradas, las ventanas, los elementos fijos y los móviles, etc. Así podréis disponer las mesas de la forma más ajustada posible.


Si el proveedor del espacio no os proporciona un plano, que debería hacerlo, tendréis que ser vosotros los que dibujéis el plano. Procurad que sea lo más realista posible, teniendo en cuentas las medidas. Utilizar un papel milimetrado facilita mucho la tarea, puesto que podéis asociarle una medida a cada cuadrícula para levantar el plano lo mejor posible. Este papel también os permitirá colocar las mesas teniendo en cuenta el tamaño real de las mesas.

El tipo de las mesas


A la hora de preparar la distribución de los invitados en el espacio en el que tendrá lugar la recepción hay que tener presente el tipo de mesas que vas a utilizar.


No solo tenéis que tener en cuenta la forma (rectangular, redonda, ovalada o cuadrada), también es importante decidir el tamaño, porque de ello dependerá el número de personas que pueden sentarse en cada mesa.


Algunos proveedores únicamente tienen uno o dos tipos y tamaños de mesa, por lo que tendréis que ceñiros a lo que te ofrecen o alquilar el mobiliario, lo que supondrá un extra en vuestro presupuesto. Y eso siempre que te permitan introducir muebles del exterior, lo que no siempre sucede.

La mesa presidencial


Las dos primeras personas que debéis ubicar sois vosotros dos. Y también debéis tener presente el tipo de mesa presidencial que deseáis. Su situación en el salón marcará la colocación del resto de mesas, por lo tanto es primordial saber cómo será y dónde se situará.


Puede ser una mesa presidencial al uso, en la que sentaros vosotros y los familiares más cercanos; con un tamaño, forma o decoración distinta al resto de las mesas. Incluso podría ser una mesa para dos, tipo sweetheart table. Otra opción que podéis valorar sería la mesa presidencial situada en el centro del salón, con un tamaño y forma similar a las del resto de invitados.

Cuestión de distancia


Los invitados con los que tengáis una mayor confianza deberían estar más cerca de la mesa. Hay una norma de colocación de las mesas según el grado de cercanía de los anfitriones, dándole mayor preeminencia a las mesas que se sitúan más próximas y a la derecha de los novios (según ellos miran al salón) y salteando las numeraciones (derecha, izquierda, derecha, izquierda...), aunque en general sirve la norma de menos distancia a mayor confianza. A continuación encontrarás dos ejemplos de esta forma de colocación más formal.

 
Asignar mesas: siempre


Puede que permitir que cada invitado se siente como quiera sea algo muy liberal y moderno, pero suele terminar en un verdadero desastre. Mi consejo siempre será que asignéis al menos las mesas para cada asistente, si es que no queréis decirles en qué asiento deben acomodarse. Si queréis saber más, podéis leer nuestro post Asignar las Mesas a los Invitados en la Boda: Muy Recomendable.


¿Mesa de niños?


Planteaos si habrá una o varias mesas infantiles. Si hay varios niños invitados, colocarles en una mesa separada puede ser una buena idea, aunque en este caso siempre recomendaré que haya una persona adulta encargada de controlar que los peques se porten bien y coman. Puede ser una niñera o un animador contratado por vosotros. Si se deja a los niños por su cuenta, probablemente acabarán formando mucho barullo, molestando a camareros e invitados. Si no va a haber una persona mayor ocupándose de ellos, es mejor que los más pequeños estén sentados junto a sus padres.

Mesa para niños en la boda

Respetad a los invitados


Procurad que los asistentes se sientan cómodos en la recepción. Eso implica evitar combinaciones poco afortunadas: amigos solteros en mesas con mayoría de parejas, personas que se detestan abiertamente, adolescentes y niños en mesas que están ocupadas únicamente por personas muy mayores, miembros de una pareja sentados en mesas diferentes, exparejas, etc.


Tened en cuenta las necesidades especiales


Si hay invitados con sillas de ruedas o problemas de movilidad, debéis ubicarlos en lugares en los que estén cómodos, tengan un fácil acceso y no estorben el paso de otras personas. Esto también es aplicable a padres con carritos de bebé.


Y si os equivocáis, tampoco pasa nada


Si alguna de las asignaciones de asiento no ha sido del todo afortunada, tampoco constituye una tragedia. Los invitados estarán sentados una media de dos horas en sus mesas, por lo que soportar a unos compañeros aburridos o desagradables no será una prueba tan dura. Ya tendrán la fiesta posterior para estar con invitados más afines y divertirse todo lo posible. 

Ayuda que siempre es bienvenida


Una forma de preparar la distribución de las mesas es utilizar una de las múltiples aplicaciones que hay en el mercado. Las hay de pago y las hay gratuitas.


Otra forma de hacerlo es preparar un plano del sitio, recortar unas mesas en cartulinas y colocarlas en el plano. Una vez clara la disposición física de las mesas, sólo tendréis que recortar unas cartulinas o utilizar unos post-it  con el nombre de cada invitado e irlos colocando y cambiando hasta encontrar la distribución idónea. Lo ideal es que tanto la representación de las mesas como de las sillas sean removibles, para que podáis cambiarlas tantas veces como sea necesario.


Ayudad a los invitados a encontrar su sitio


Una vez preparada la distribución de los asistente en el espacio es imprescindible informarles de forma clara y sencilla en qué lugar deben sentarse. Para eso es necesario que preparéis un buen seating y sitting plan.  Después de todo el trabajo que supone confeccionar la distribución, hay que darle toda la visibilidad posible ;)


Espero haberos ayudado con la tarea de distribuir a los invitados y que podáis disfrutar un poquito más de la organización de vuestra boda... y sufrirla un poco menos.





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Marcasitios DiY para Tu Boda

A la hora de organizar a los invitados para la recepción es importante contar con un buen seating plan o un mesero, de esa forma todos ellos podrán encontrar fácilmente la mesa que les corresponde antes de acceder a la zona del banquete.


Aunque se confunde habitualmente, un seating plan y un mesero no son equivalentes. El primero es un diagrama en el que se muestra la organización de los invitados en las diferentes mesas que habrá en el salón. El tipo de soporte en el que se muestran es de lo más variado, desde estar escrito con tiza en una pizarra a tarjetas colgadas de cuerdas y sujetas con pinzas. El segundo es un soporte rectangular de piel que simula a la mesa en la que se sentarán los invitados, con unas tarjetas colocadas en el mismo lugar en el que debe sentar cada uno con su nombre; y que se coloca a la entrada al salón en un lugar visible. Es un método muy utilizado en eventos muy formales. Está claro que el seating plan es apropiado para una boda en la que haya varias mesas, mientras que el mesero sería la mejor forma de organizar una sola mesa rectangular.


Cuando se opta por el seating plan (planificación/disposición de asientos) es conveniente apoyarlo con tarjetas individuales o marcasitios, que se colocan en cada puesto de mesa, indicando de forma clara el nombre del invitado que debe sentarse en él. Esto facilita mucho a los asistentes el trabajo de encontrar el lugar que les hayas asignado en la mesa.


Normalmente se encargan al mismo proveedor que confeccione el resto de la papelería de la boda (invitaciones, menús, tarjetas de agradecimiento...) y suelen seguir el mismo estilo y paleta de color. Pero si lo tuyo es el DiY, en este post quiero contarte cómo puedes preparar tus propios marcasitios handmade.


A continuación encontrarás consejos básicos para confeccionar con tus propias manos las tarjetas individuales, no te lo pierdas.

El papel


Te aconsejo que utilices un papel grueso, pero que se pueda imprimir en una impresora de tipo doméstico. Si eliges una cartulina con mucho gramaje, la impresora no será capaz de arrastrar el papel y no podrás imprimir. Por otra parte, si el papel es muy fuerte, te costará mucho doblarlo en forma de librito y quedarán pequeñas arrugas que arruinarán el resultado final de los marcasitios.


Tienes papel con diferentes colores y texturas, así que podrás encontrar el que mejor encaje con el estilo de tu boda con un poco de paciencia.


La tipografía


Si tienes tiempo y buena letra, puedes animarte a escribir los nombres a mano con una bonita caligrafía. Si no es así, te aconsejo que busques una buena tipografía en el listado de tu ordenador o que te descargues alguna que te guste de Internet. Las tienes preciosas... y gratuitas.

La aplicación


Puedes utilizar las diferentes herramientas de diseño que tienes a tu disposición: Adobe Photoshop, Paint (en Windows Store), Canva, Piktochart...), aunque con PowerPoint te puedes arreglar perfectamente.


El diseño


Decide previamente el diseño y las medidas que tendrá cada marcasitio y prepara un modelo en el que lo dupliques, un rectángulo encima de otro, para que luego puedas doblarlo.


Lo ideal es que puedas hacer dos marcasitios por papel A-4, así no tendrás que recortar demasiado y aprovecharás totalmente el papel.


Dibuja las líneas de corte con un tono muy claro, así podrás seguirlas para recortar y doblar sin problemas, y sin que se vean demasiado una vez listas las tarjetas. 

Éste es el esquema que he usado para los marcasitios que aparecen en el post, como puedes ver aparece la línea vertical de corte yla horizontal de pliegue

La impresora


Utiliza una impresora láser para un mejor acabado. Y procura tóner suficiente, para evitar que el color empiece a quedar desvaído a mitad de la impresión. Si prevés que los cartuchos están a punto de agotarse, es mejor que los pongas nuevos, aunque luego para impresiones normales repongas los anteriores.


El corte


Corta las distintas tarjetas ayudándote de un cúter (cortante), mejor que con unas tijeras. El corte será más limpio y tardarás mucho menos.


Utiliza una regla o listón de madera para hacer el corte de una forma más limpia y precisa.


Y no te olvides de poner un protector encima de la mesa o tablero sobre la que cortes para no dañarlos.


El doblez


Para doblar el papel en forma de díptico, ayúdate con el filo de un libro o una regla, así el doblez quedará perfecto. Si lo doblas con la mano y lo alisas con los dedos, lo más seguro es que no quede perfecto y aparezcan arrugas y defectos en la zona.


También puedes marcar el doblez con un cuchillo u otro utensilio que no tenga filo, así podrás doblar con mayor precisión. 


Personalización


Si quieres darle a tus marcasitios un toque personal,  puedes hacerlo de diferentes formas: repasando las letras con un rotulador metalizado, utilizando formas troqueladas para decorar, poniendo complementos (flores de tela o papel, figuras de origami, formas de cartulina..), utilizando un sello con vuestros nombres y la fecha de la boda, etc.

En papel tornasolado en lavanda, personalizados con mariposas y pinzas de colores

En papel verjurado de color crema con corazones de cartulina de colores

Cuestión de orden


Antes de comenzar a prepararlos, ten a mano una lista de todos los invitados, así no se te olvidará ningún nombre.


Revisa uno a uno los marcasitios que hayas confeccionado y puntéalos en la lista para comprobar que están todos.


Los nombres


Confirma que los nombres de los invitados están bien escritos, sin faltas de ortografía y tal y como cada uno prefiere ver escrito su nombre. En mi caso, Arancha, me encuentro mi nombre escrito de diferentes formas (Arantxa, Arantza, Arantcha, incluso Aranxa)... y no me gusta demasiado, aunque respeto a quien le agraden esas grafías del nombre. Ante la duda, consulta al interesado o a alguien cercano para que te confirme si lo estás escribiendo correctamente.


Por si acaso...


Te aconsejo que hagas algunas tarjetas sin nombre, por si hubiese algún imprevisto de última hora y hubiese que añadir a algún invitado, reponer algún marcasitios que se haya estropeado o modificar algún nombre mal escrito.


Te lo pongo fácil


Si quieres utilizar el diseño que aparece en el post, puedes descargarte el modelo de marcasitios aquí.


¿Te animas a hacer tus marcasitios DiY?





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