Consejos para Hacer los Pagos a los Proveedores el Día de la Boda

Los pagos a los proveedores son uno de los asuntos más complicados a los que se enfrenta las parejas que organizan su boda. Por una parte, el mero hecho de que la cuenta corriente vaya mermando desde el primer momento no es algo grato, por mucho que el dinero vaya destinado a un día tan especial. Por otra parte, los proveedores son muchos y en la mayor parte de los casos se hacen varios pagos a cada uno de ellos. De hecho, lo habitual es hacer al menos dos abonos, uno sería la reserva y otro antes de la boda, el mismo día o incluso después. En otros casos, sobre todo en los servicios o artículos más costosos, se llegan a hacer 3, 4 o más.

Pero en este post quiero centrarme en ese tipo de pagos que se hacen a los proveedores el mismo día de la boda y algunos consejos que creo que pueden ser de utilidad para vosotros. Esos pagos suelen ser de cantidades pequeñas o moderadas,  a proveedores a los que ya les habéis abonado la mayor parte de lo presupuestado o a aquellos que os van a dar algún servicio que únicamente se puede calcular una vez que finalice el evento. 

 

 

Os invito a que sigáis leyendo, porque este tema seguro que os interesa...

♥ Mi consejo es que siempre que podáis, dejéis una parte de la factura del proveedor para pagar el mismo día de la boda o incluso después. De ese modo si algo no sale según estaba previsto o estáis descontentos (con motivo) por el servicio, siempre podréis obtener una compensación. Evidentemente si el profesional no ha cumplido por el motivo que sea, el dinero que no habéis terminado de pagar no os resarcirá del disgusto, pero sí que os ayudará emocional y económicamente en cierta medida. 

 

♥ Lo recomendable es establecer al menos dos plazos de pago, siendo el último el que realizaréis el día de la boda o con posterioridad a este.

 

♥ Ya sé que pagar a los proveedores el día del evento o incluso después puede parecer un engorro, pero lo cierto es que es una garantía para vosotros. Y si lo planificáis adecuadamente, no tiene que suponeros una molestia.  

 

♥ Solicitad siempre un presupuesto por los servicios o los bienes que vais a contratar.  Este debe especificar claramente los conceptos, precios y condiciones.

 

♥ Es muy importante que siempre exista un contrato de prestación de servicios o entrega de productos entre vosotros y los proveedores. En ese documento deben figurar todas las condiciones del servicio o de los artículos que os servirán: precios, plazos y modos de pago, penalizaciones para ambas partes en caso de incumplimiento, etc. 

 

 

♥ A pesar de haber un contrato, puede que haya conceptos que son variables o extras que se generan el mismo día de la boda. Estos pueden ser copas que en lugar de comprarse como paquete, se contabilizan según se van consumiendo y que luego se presentan al cobro. También puede ser una hora de barra libre extra que surge si los invitados están muy animados y queréis seguir la fiesta un poco más. En este caso es muy importante que tengáis claro cuál es el coste y controlar que no os cobran de más. 

 

♥ Organizad un documento con todos los pagos relacionados con la boda que tengáis que hacer, así como los plazos. De ese modo sabréis qué cantidades quedan pendientes. Con ese documento, que puede estar confeccionado con Excel o de cualquier otro modo que os resulte cómodo y asequible, sabréis los importes de lo que tenéis que tener preparados para el día del evento. Repasadlo tantas veces como sea necesario y consultad con tiempo con los proveedores si es que tenéis alguna duda.  

 

♥ Si los pagos los vais a realizar en efectivo, es importante que tengáis claro que hay una cantidad máxima que se puede entregar.

 

 

♥ En caso de que vayáis a hacer pagos en efectivo, os recomiendo que los preveáis con tiempo y que introduzcáis el importe en sobres identificados con el nombre del receptor. 

 

♥ Es muy importante que adjuntéis en cada sobre un recibo para que el proveedor firme la entrega. Con una copia es suficiente, que es la que os quedaréis vosotros, debidamente firmada, aunque es aconsejable preparar una copia también para el receptor. 

 

♥ Si no podéis o no queréis pagar en efectivo, también tenéis otras herramientas de pago, como la transferencia o aplicaciones como Bizum.  

 

♥ En muchos bancos podéis programar las transferencias para hacerlas el mismo día de la boda o el día después, de ese modo podéis dejar todo organizado previamente. Y si ha habido algún inconveniente, siempre podéis anularla.

 

♥ No os olvidéis de pedir factura por todos los pagos que hayáis realizado, también de los últimos.  

 

♥ Lo ideal es que designéis a una persona que se encargue de hacer los pagos en vuestro nombre. Para ello es necesario que sea de confianza y que esté al tanto de todos los proveedores a los que liquidar, las cantidades, las condiciones y cómo deben realizar esos abonos.

 

Espero que con estos consejos el hecho de pagar a los proveedores el día de la boda os sea algo más fácil.

 

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Cómo Detectar a un Mal Proveedor Nupcial

La mayor parte de los proveedores relacionados con el sector nupcial suelen ser muy profesionales y honestos, de eso doy fe, pero también es cierto que hay excepciones. 

 

Y si encontrarse con un técnico de reparación de móviles que cierra la tienda y desaparece con el smartphone que le habéis dejado para que le cambie el cristal es algo muy desagradable, lo es más todavía que ocurra con el vestido de novia. O que en el restaurante en el que vais a celebrar la cena de Navidad de la empresa os sirvan carne de mala calidad en lugar del solomillo que os prometían cuando cerrasteis el menú tampoco supone una buena experiencia, pero es mucho peor si os sucede con la recepción de vuestra boda. O que el fotógrafo que os va a hacer las fotos para la renovación del carnet no sea muy hábil es fastidioso, pero que ocurra con las fotos nupciales puede ser algo imperdonable. 

 

Por eso es tan importante saber elegir un buen proveedor, como detectar a uno malo. Para ayudaros con esta tarea quiero compartir con vosotros algunos detalles básicos.

 

 

Quién es un mal proveedor

 

Un mal proveedor es el que no realiza su trabajo correctamente. Eso puede significar muchas cosas: que el resultado de su desempeño sea deficiente, que no escuche a sus clientes o que decida por ellos, que no cuide de sus intereses, que no prometa lo que cumple, que no se presente el día de la boda o que llegue tarde, que no tenga suficiente experiencia...

 

Aunque es importante no confundir a un mal proveedor, con uno que no cumple con unas expectativas poco realistas por parte de los clientes, que no regala su trabajo o que se niega a aceptar encargos que no se pueden llevar a la práctica por unos u otros motivos. 

 

Qué detalles deberían hacer sonar vuestras alarmas

 

♥ Un proveedor que no tiene una página web, un dominio propio (web y correo), perfiles en redes sociales (en ninguna) o que es imposible encontrar información sobre él en Internet os debería hacer desconfiar.

 

♥ Una web en la que no hay información acerca del propietario del negocio (nombre y/o razón social, NIF, contacto...), política de privacidad y condiciones de uso. 

 

♥ Críticas muy negativas... o todas positivas. Lo natural es encontrar una buena parte de opiniones positivas y alguna que no lo sea tanto. Incluso el proveedor más profesional y exitoso puede generar alguna reseña negativa, aunque sea por parte de competidores poco leales.

 

 

♥ Unos precios increíblemente bajos suelen esconder una estafa, así que desconfiad de aquellos que sean muy muy baratos.  

 

♥ Tampoco es buena señal que no os informe de forma completa, adecuada y honesta sobre sus servicios o sus productos. Es su obligación hacerlo, y vuestro derecho exigirlo. 

 

♥ Los cambios de criterio inesperados e injustificados de sus servicios por su parte tampoco son una muestra de profesionalidad.

 

♥ Un proveedor que no ofrece un presupuesto no es profesional. Es algo imprescindible, tanto para la pareja de contrata como para el propio profesional. Es una forma de describir claramente en lo que consisten sus servicios o los productos que entregará, con sus precios, sus condiciones y sus plazos. Eso no significa que luego se pueda modificar durante el proceso de la organización de la boda, pero es necesario partir de un documento inicial.

 

♥ Aquel que no os entrega un contrato por sus servicios o o sus productos, tampoco demuestra ser muy honesto. Este documento es un seguro tanto para vosotros como para él. Mi consejo es que leáis el contrato detenidamente antes de firmarlo, y si no lo tenéis claro, es mejor consultar con un abogado que os pueda ayudar. 

 

 

♥ Mucho cuidado con el proveedor que incluye cláusulas abusivas en el contrato o que únicamente se protege él. Un ejemplo: aquel que os penaliza a vosotros si canceláis la boda, pero que no os reintegrará nada si es él el que no presta el servicio por su cuenta. 

 

♥ Tampoco es fiable el que no entrega una factura por sus servicios o sus productos, puesto que es una obligación para ambas partes. Os recuerdo que Hacienda también tiene en el punto de mira a los proveedores nupciales y a los novios, y os podéis encontrar con una inspección inesperada. La factura también es un seguro para vosotros en caso de que tengáis que hacer alguna reclamación.

 

♥ Y, por supuesto, aquel que no entrega recibos por las cantidades de dinero a cuenta que entreguéis en efectivo no es honesto. Si no hay recibo, no hay justificación de ese pago, ojo con ello.

 

♥ En cuanto a las entregas de dinero en efectivo, debéis tener presente que en España hay un límite para ese tipo de pagos en cash. Ahora mismo, con la Ley 11/2021 se limita a 1.000 euros si uno de los implicados es profesional o empresa. Cuidado con esto, porque no respetarlo os puede causar problemas.  

 

♥ Otro de los motivos por los que deberían saltar vuestras alarmas es que la cuenta bancaria no pertenezca a una empresa (salvo que se trate de un autónomo). 

 

♥ No os fieis de aquellos que os piden que paguéis el 100% del servicio desde el principio, salvo en el caso de las compras de la mayor parte de artículos relacionados con la boda. 

 

♥ Un proveedor con el que no os sentís cómodos puede que sea confiable, pero no será adecuado para vosotros, así que es mejor que no le contratéis. 

 

♥ Y dejad que vuestro instinto actúe: si algo os dice que ese proveedor no es el adecuado, hacedle caso y buscad otro.

 

Espero que no os encontréis con alguno de los pocos malos proveedores nupciales que hay, pero si lo hacéis, también me gustaría que estas claves os ayuden a esquivarlos. 

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Cómo Tratar con los Proveedores de la Boda

En una boda participan (participamos) una larga lista de proveedores y profesionales: imprenta, modistas, sastres, peluqueros, maquilladores, catering, reposteros, floristas, decoradores, fotógrafos, videógrafos, wedding planners, animadores..


Así que los novios tienen que elegir, tratar y supervisar a todos ellos; lo que no es una tarea fácil. Aunque la mayoría son profesionales, aman su trabajo y respetan a sus clientes, hay ocasiones en las que se les ponen las cosas muy complicadas a las parejas que están organizando su boda.


Para ayudaros a tratar adecuadamente con los proveedores que participarán en vuestra boda, quiero compartir algunos consejos prácticos y que estoy convencida de que os serán útiles.

Antes de comenzar a tratar con los proveedores


Lo primero que debéis hacer es marcaros un presupuesto, ya sé que siempre insisto en ello, pero es que es realmente importante. Si no lo hacéis, podéis acabar con un agujero enorme en vuestra economía, puesto que en la vorágine de la organización de la boda es fácil que acabéis gastando mucho más de lo necesario. Y, por otra parte, no tener claro el dinero que os podéis gastar, puede llevaros a poner más dinero en lo que no es imprescindible y quedaros sin presupuesto para lo realmente necesario.

Lo siguiente en importancia es que decidáis qué tipo de boda queréis, y no hablo únicamente de la paleta de colores o de la temática. Me refiero a si queréis una boda íntima o muy concurrida, si deseáis que sea sencilla o muy lujosa, si se celebrará en una finca o en un hotel...

Antes de elegir proveedores es fundamental que sepáis qué tipo de boda deseáis

También debéis tener claro qué es lo que necesitáis y qué es lo que deseáis. Lo que necesitáis es lo realmente importante, la base de la organización de la boda. Lo que deseáis es lo que deberíais contemplar después de dedicarle dinero y tiempo a lo necesario. Para cada pareja lo necesario es diferente, aunque mi recomendación general es que la mayor parte del presupuesto lo dediquéis a la comida, la bebida y el entretenimiento de los invitados. Aunque eso no quita que si para vosotros el outfit nupcial de ambos es muy importante, pasará a ser algo necesario, lo que implicará que tendréis que reducir en alguna otra partida del presupuesto.


Otro punto que debéis tener presente es que la tendencia low cost puede convertirse en un verdadero problema. Todo tiene un coste real, así que si algo es escandalosamente barato, casi con toda seguridad esconde alguna sorpresa desagradable. Os pongo un ejemplo: si una empresa de catering tiene que pagar una cantidad por los alimentos, tiene que contratar a unos cocineros y unos camareros, tiene que pagar unos suministros y unas instalaciones, tiene que abonar licencias e impuestos y tiene que obtener unos beneficios (al fin y al cabo es un negocio), no puede ofrecerte un servicio de calidad por una décima parte de la media de lo que se cobra en el sector. Imposible. Esos precios probablemente escondan un negocio poco legal, materias primas de mala calidad, instalaciones deficiente, personal sin contrato y con salarios indecentes... Ojo con ello. Otra cosa es que intentéis encontrar un buen precio y simplificar las cosas, pero recurrir a las gangas no es nada recomendable.


La elección del proveedor


Comenzad a buscar primero los proveedores de lo realmente necesario, porque es fácil dejarse llevar y elegir antes lo que se desea. Lo más recomendable es elegir y entregar dinero a cuenta por lo realmente importante, dejando para el final lo que sea prescindible. 

Antes de elegir la decoración, es más importante elegir el lugar de la recepción o el menú

Antes de elegir un proveedor os aconsejo que busquéis varias propuestas y que comparéis precios y servicios. Estudiadlos detenidamente y luego tomad una decisión.


Buscad referencias y opiniones de los proveedores antes de contratarles.


Entrevistaos siempre en persona con los profesionales siempre que sea posible.


Dejaos guiar por la intuición. Si no os sentís cómodos con el proveedor, probablemente deberíais de buscar otro. Una boda es un momento muy importante como para no estar a a gusto con quiénes participarán en ella.


Preguntad a cada proveedor y profesional en qué consistirá su servicio, las condiciones de trabajo, sus requisitos de trabajo, cómo se harán los pagos, etc. No os quedéis con ninguna duda.

Pedidles que os enseñen otros trabajos que hayan realizado, que os muestren cómo son los montajes que preparan para las bodas o que os faciliten cualquier otra información que les avale como profesional.


Preguntadles por sus condiciones de trabajo, qué necesitan para prestar el servicio. En muchos casos les hará falta un espacio concreto, unos requisitos de electricidad, agua corriente, un camerino... Es importante saber si vais a poder proporcionárselo o no. 


Qué exigirles


Pedid siempre un contrato de prestación de servicios en el que se especifique en qué consistirá el servicio, las condiciones de prestación, todos los detalles, la forma de pago, las penalizaciones en caso de cancelación, etc.


Os recomiendo que pidáis que se incluya una cláusula de penalización por cancelación en ambos sentidos. Es decir, si sois vosotros los que canceláis el servicio contratado, tendréis que perder la señal o pagar una cantidad que dependerá de la fecha en la que se haga; y si es el proveedor el que rescinde el contrato, será él el que tenga que indemnizaros. 


No entreguéis una señal antes de estar completamente convencidos de contratar a ese proveedor.


Cuando vayáis a dar una señal, exigid que os entreguen un justificante por la entrega de ese dinero. Mi consejo es que lo hagáis mediante transferencia en lugar de en efectivo, porque así quedará una constancia de que se ha realizado el pago.


Pedid factura por el servicio prestado. Es obligación del proveedor entregárosla y de vosotros pedirla. 


En muchos casos se hacen varios pagos a lo largo del proceso de organización de la boda, así que deberíais exigir una factura por cada uno de los pagos.


Consultadles si tienen algún tipo de seguro que cubra el servicio que van a prestar. Es una garantía para vosotros y para vuestros invitados en caso de que suceda algo.


Si se trata de una finca, es importante que os muestren la licencia que demuestre que pueden realizar bodas y otros eventos. Hay algunas que lo hacen de forma ilegal y podéis encontraros con que las autoridades cierren el establecimiento sin previo aviso... y vosotros os encontréis sin boda y sin dinero.  

En el caso de los proveedores de gastronomía, es importante saber si tienen las licencias y permisos correspondientes.


Supervisión: imprescindible


Aunque es importante que sepáis confiar y delegar en los proveedores, para eso les contratáis, también es necesario que superviséis su trabajo.


Pedid siempre que os informen de forma periódica de la organización y el proceso del trabajo que van a realizar.


Unos días antes de la boda confirmad los detalles con todos los proveedores que participarán en la boda.


Entregad a los provedores y profesionales que trabajen en la boda un timing para que todos sepan lo que se espera de ellos y cuándo deben hacerlo. 


El día de la boda os aconsejo que tengáis a alguien que supervise el trabajo de todos los proveedores, si puede ser profesional, mucho mejor.

Vosotros sois los clientes


Ciertos proveedores (pocos) no terminan de asumir que quienes llevan la voz cantante en una boda son los clientes, los novios. Intentan imponer su criterio a las parejas que se casan, sin tener en cuenta sus necesidades y deseos, presentándoles su forma de trabajar como algo inmutable. Y, de hecho, muchos novios acaban aceptando lo inaceptable, porque creen que tiene que ser así, aunque los que pagan son ellos.


Los proveedores pueden daros su opinión y sus consejos, aunque la última palabra es vuestra. No permitáis que se inmiscuyan más de lo necesario. 


Si no os escuchan o no os tratan de una forma adecuada y respetuosa, cambiad de proveedor, hay muchísimos.


Es comprensible que los propietarios de un espacio no consientan que los novios estropeen las instalaciones a la hora de personalizar su boda. Es lógico que nos os dejen agujerear las paredes, pintar el mobiliario, colocar soportes que puedan dañar el suelo, etc. Pero darle un toque personal con otros detalles que no dañen ni estropeen el espacio, eso no nos lo deberían prohibir.

Otro de los puntos que debéis dejar claro a las personas que trabajen con vosotros es el tratamiento que se hará de vuestra imagen y de vuestra privacidad. Si no queréis que vuestras fotos o los detalles de vuestra boda acaben en portfolios de acceso público o en redes sociales, debéis indicárselo a los proveedores... y ellos deberán respetar vuestros deseos. 


Los agradecimientos


Si los proveedores y profesionales han hecho bien su trabajo, además de cobrar por sus servicios, también recibirán con agrado que les agradezcáis su labor; y si el agradecimiento es público, mejor.

Los agradecimientos a los proveedores: muy recomendables

Y el mejor consejo de todos...


Permitidme barrer para casa y recomendaros que contratéis a una wedding planner con experiencia que os ayude a elegir, tratar, coordinar y supervisar a los proveedores. Os evitaréis mucho trabajo y quebraderos de cabeza.


En cualquier caso, la mayor parte de los proveedores con los que he trabajado son profesionales excepcionales, con los que siempre ha sido un placer colaborar y que han ofrecido un trato inmejorable a las parejas de novios.




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