Psssst, tengo un secreto para vosotros: hay preguntas que podéis hacer a los invitados para mejorar la experiencia que vivirán en vuestra boda, y que además os ayudarán a organizarla de forma más eficiente.
Pedirles a los invitados que os faciliten información acerca de lo que quieren y lo que necesitan, contar con su opinión, aunque sea mínimamente, les hará sentir que participan de forma activa en la boda y que son tenidos en cuenta. Y eso importa mucho.
Por otro lado, al tener más información, os permitirá introducir esos pequeños detalles que los asistentes aprecian, sin tener que devanaros los sesos para acertar, porque ellos ya os han dicho lo que quieren y esperan. Teniendo en cuenta la cantidad de asuntos de los que os tenéis que ocupar durante el proceso de organizar una boda, que os den hecha una parte siempre es una ayuda.
Y aunque pueda parecer algo extraño y complicado de llevar a la práctica, es mucho más fácil (y útil) de lo que parece.
En este post quiero daros algunas ideas y consejos para saber cómo hacer las preguntas clave que mejoren la experiencia de vuestros invitados, qué consultar y algunos consejos extra que os pueden ser muy útiles.
Cómo plantear las preguntas
♥ Podéis incluir las preguntas en las invitaciones, bien en la propia invitación, en una tarjeta de S.R.C. (Se ruega contestación) o R.S.V.P. (Répondez s'il vous plaît) o en una tarjeta o pequeña carta aparte. Si pretendéis que os remitan la respuesta por correo, es fundamental que incluyáis un sobre con el franqueo ya pagado, porque en caso contrario hay muchas posibilidades de que no os remitan la respuesta. También podéis pedir que las escaneen o las fotografíen y os las envíen por correo electrónico o mensajería instantánea.
♥ Otra opción es incluir estas preguntas en un formulario en la web de la boda, si es que la tenéis.
♥ También podéis enviar un correo electrónico (si lo tenéis).
♥ O quizás prefiráis recurrir a un documento enviado a través de un servicio de mensajería instantánea.
♥ Incluso podéis pedir esta información en persona o por teléfono, pero mi consejo es que intentéis que quede por escrito, porque evitaréis confusiones y olvidos. Si la vais a recopilar personalmente, es muy recomendable tomar nota en el momento de todo ello.
Qué consultar
♥ Confirmación de asistencia. Es una pregunta imprescindible, que por desgracia no todos los invitados responden. Es importante que sepáis de antemano la cantidad de personas que irán a la boda. Por una parte, necesitaréis ese dato de antemano para cerrar los menús y la barra libre. También para organizar el espacio de la ceremonia o las mesas del banquete. Incluso para calcular la cantidad de detalles para los invitados que tenéis que comprar.
♥ Correo electrónico. En caso de que no lo tengáis todavía, será una forma de poder comunicar a los invitados información o cambios importantes.
♥ Dirección postal. Si queréis enviar una tarjeta de agradecimiento, este dato es fundamental. Probablemente conozcáis la dirección de muchos de los invitados, pero seguro que no de todos ellos. Tened en cuenta que en muchos casos las invitaciones se entregarán en mano.
♥ Nombre y apellidos de los acompañantes. Si habéis enviado una invitación con los consabidos "Ana Martín y acompañante" o "Familia Llorente", será una forma de saber realmente cuántos invitados más tendréis y quiénes serán, lo que os facilitará la tarea de calcular cantidades y organizar el seating.
♥ Alojamiento. Si tenéis invitados que proceden de otras ciudades o incluso de otro país, es probable que necesiten alojamiento. En caso de ser así, podéis preguntarlo para poderles ofrecer algunas propuestas que les puedan interesar o pactar con hoteles o alquileres vacacionales paquetes o descuentos para esos invitados. Aunque es un gasto que deberían afrontar los propios invitados, no está de más ayudarles en todo lo posible para que su estancia sea lo más agradable posible.
♥ Transporte. En el mismo sentido que en el caso del alojamiento, los invitados de fuera pueden requerir transporte, tanto desde estaciones o aeropuertos, como para poderse desplazar en la ciudad o para llegar o volver del lugar en el que se celebre la boda. Podéis ofrecerles información en cuanto a transporte público, taxis, VTC, coches de alquiler, restricciones al tráfico, aparcamientos cercanos...
♥ Autobús. Si tenéis previsto contratar un autobús (o más de uno) para que los invitados puedan prescindir del vehículo privado para llegar y regresar de vuestra boda, os aconsejo que preguntéis cuántos querrían utilizarlo. Es la única forma de que podáis prever el número y tipo de autobuses que os harán falta.
♥ Menús especiales. Consultad con los invitados si tienen algún tipo de restricción en la dieta. Los requerimientos especiales pueden ser por motivos de salud (menús bajos en sal, para diabéticos, alergias o intolerancias alimentarias...), por elección propia (veganos, vegetarianos...) o por motivos religiosos (menús halal, kosher...).
♥ Menús para niños. Si hay niños o adolescentes invitados, necesitaréis saber cuántos menús infantiles necesitaréis. Es mejor no dar esto por hecho, porque hay niños más mayores que preferirán menús de adultos y adolescentes que estarán más conformes con los platos para niños.
♥ Elección de platos. En caso de que vayáis a ofrecer platos diferentes, podéis preguntarles cuál de ellos preferirán, porque será una ayuda para la previsión del servicio de catering.
♥ Música. Podéis pedirles a los invitados que os sugieran un tema musical para el baile. Salvo que tengáis una playlist cerrada y no queráis sugerencias, a la mayoría de asistentes les encanta que les pidan opinión y que su canción suene en algún momento de la fiesta.
Algunas consideraciones importantes
♥ Las preguntas deben ser las justas, ni más, ni menos. Si son pocas, os perderéis información que os será de mucha ayuda. Si les presentáis un cuestionario largo y farragoso, perderán las ganas de colaborar y no os las responderán.
♥ Estableced una fecha límite para tener las respuestas de los invitados. No esperéis a tomar decisiones hasta el último momento, porque os supondrá más estrés del necesario. Este límite se lo podéis indicar en el cuestionario a los invitados, o ser una fecha para vuestra planificación privada.
¿Se os ocurre alguna otra pregunta que formularle a vuestros invitados?
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La primera vez que apareció el post Preguntas que Mejorarán la Experiencia de los Invitados fue en el blog de ¿Quién Dijo Boda?
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