Bodas, Proveedores y Cancelaciones en Tiempos de Coronavirus

Muchas parejas que tenían su boda programada en los próximos días están a punto de sufrir un ataque de nervios, porque las restricciones impuestas por la declaración del estado de alarma implican que su boda no se va a poder celebrar, o no al menos con invitados y celebración. Y estas restricciones durarán en principio 15 días desde la aprobación del Real Decreto, aunque es probable que se alarguen en el tiempo.


Y al estrés y la decepción se suma la incertidumbre, porque la mayoría no sabe qué esperar y qué va a ocurrir con su dinero.


Para intentar despejar esas dudas, os invito a seguir leyendo este post sobre Bodas, Proveedores en Cancelaciones en Tiempos de Coronavirus.

Ceremonia


Por el momento se pueden seguir celebrando ceremonias de boda, pero con muchísimas restricciones. En cualquier caso, conviene estar alerta por si hubiese cambios al respecto.


Ceremonia civil


La ceremonia civil, hasta ahora, podrá seguirse celebrando si lo deseáis, aunque debéis tener en cuenta que se llevan a cabo únicamente a puerta cerrada con vuestra presencia, la del testigo o testigos y la del celebrante y personal administrativo. Y todo ello siempre que se puedan tomar las medidas para evitar aglomeraciones y que se pueda mantener 1 m. de distancia entre los asistentes. 


Nota: el Ayuntamiento de Madrid acaba de suspender las bodas civiles en un comunicado en el que se informa de que no se celebrarán ni las ceremonias a puerta cerrada. En caso de emergencia los novios deberán acudir a los notario.


Ceremonia religiosa


La ceremonia religiosa se llevará a cabo también con restricciones, pero también condicionadas a que se adopten medidas efectivas evitar acumulación de personas y que se respete al menos 1 metro de separación entre los asistentes. Aunque desde la Iglesia invitan a la responsabilidad y aconsejan que las bodas se pospongan. 

Proveedores


Si vuestra boda se ha cancelado por las restricciones de movimiento, prestación de determinados servicios y reunión de personas marcadas en el Real Decreto que impone el estado de alarma, debéis saber que tenéis derecho a la devolución íntegra del importe entregado ya o al cambio de fecha (una vez finalizada la pandemia, claro) sin coste alguno para vosotros.


Hay informaciones circulando al respecto que afirman que no tenéis derecho a que os devuelvan el dinero, pero eso no es aplicable desde la declaración del estado de alarma. Este estado es lo que se considera una causa de fuerza mayor (algo imprevisible y ajeno a ambas partes, como el coronavirus), en la que ni vosotros ni los proveedores tenéis ninguna culpa y que implica que el contrato firmado ya no se puede prestar independientemente de la voluntad de las partes.


Lo que no tendréis derecho es a indemnización, precisamente porque es un caso de fuerza mayor. 

De todas formas, os recomiendo que leáis el contrato de prestación de servicios y el del seguro de cancelación, por si en el condicionado se mencionase la pandemia. Aunque me atrevo a aseguraros que no es así, porque no suele ser una circunstancia que se recoja en contratos y seguros que no tengan que ver con los viajes y el turismo.



Pero la cosa cambia si habéis cancelado vosotros la boda antes de la declaración de pandemia y del estado de alarma o de las medidas que se han tomado hace ya semanas en algunas Comunidades por previsión, no podréis pedir que os reintegren el dinero entregado ni las fianzas, así que lo mejor es que intentéis llegar a un acuerdo con el proveedor para aplazar sus servicios, porque la mayoría de ellos está intentando facilitarles las cosas a los novios.



Si hay algún proveedor que os asegure que os prestará el servicio pesar de las prohibiciones que establece el estado de alarma decretado por el Gobierno, mi consejo es que os neguéis categóricamente. Primero por vuestra seguridad, la de los invitados y la de personal que pudieses trabajar en el evento. Y, segundo, porque os arriesgáis a que las autoridades desalojen a los invitados y acabéis pagando una buena multa.

Viajes


Vuelos


Si os veis afectados vosotros (viaje de novios) o los invitados (que tuviesen vuelos comprados si iban a viajar desde otro lugar) por la cancelación por parte de la compañía aérea por la declaración de pandemia, tenéis derecho a que os informen, os presten asistencia y os reembolsen el billete. Y si ya estáis en viaje, os tendrán que proporcionar transporte alternativo hasta el destino final, si lo deseáis. Pero no tendréis derecho a indemnización por ser una causa de fuerza mayor, ajena a la compañía.


Si los que vais a cancelar sois vosotros o los invitados que no van a poder asistir a la boda, tendréis que leer cuidadosamente las condiciones, porque puede que tengáis derecho a reembolso o cambio de fecha, o que no lo tengáis, como en el caso de las aerolíneas low cost.


Tren


En caso de que cancele la compañía por el coronavirus, tendrían que reembolsaros o cambiaros el billete, aunque como en el caso de las aerolíneas, no podréis reclamar indemnización.


Si canceláis vosotros, intentad que os devuelvan el dinero, previa comunicación del hecho y del motivo por vuestra parte.


Si queréis cambiar la fecha del viaje por decisión vuestra, Renfe lo está facilitando sin sobrecoste, incluso en las modalidades que no admiten cambios.

Autocar


Como en los anteriores medios de transporte, si os han cancelado el viaje, tendrán que devolveros el importe íntegro del billete, pero sin que podáis reclamar indemnización.


En caso de canceléis vosotros podréis justificarlo por la emergencia sanitaria para que os reembolsen el dinero.


Viajes combinados


En este caso el hecho de la pandemia, se considera que son un tipo de circunstancias inevitables y extraordinarias recogidas en la Directiva sobre viajes combinados, que dice que ni el viajero ni el operador sufrirán penalización, pero el cliente sí tiene derecho a que se le reembolsen todas las cantidades que ya haya pagado.


Compras


En tienda física


Las compras que hayáis hecho en relación con la boda en una tienda no se pueden devolver, salvo en dos casos: si los artículos tienen taras o defectos, o si el comerciante tiene buena voluntad y decide aceptar la devolución si el motivo es otro. 


La legislación dice que la tienda únicamente tiene la obligación de aceptar la devolución si los artículos tienen una tara o defecto. Y si aceptan la devolución, tampoco tienen obligación de devolveros el dinero, el eslogan de los grandes almacenes (si no queda satisfecho le devolvemos el dinero) que todos tenemos en mente es eso, un eslogan, no una obligación para todos los comercios. 


También es potestad del negocio aceptar la devolución y entregaros un vale. Ojo con los vales, porque puede que tengan una caducidad, así que es importante que estéis alerta para canjearlos a tiempo.


On-line


Las compras on-line están protegidas para los consumidores por el Derecho de Desistimiento recogido en la Ley de Consumidores y Usuarios. Este derecho te permite devolver los productos en un plazo de 14 días desde que os los hayan entregado efectivamente. El proveedor debe indicar que tenéis ese derecho en sus condiciones generales, si no lo hace, tendréis hasta 12 meses para devolverlos sin cargo.


Eso sí, debéis saber que los artículos personalizados no se pueden devolver. Así que invitaciones, detalles y decoración personalizada, vestuario que os hayan adaptado y cualquier otro producto que se haya llevado a cabo según las especificaciones de los consumidores y usuarios.


Recomendaciones


Es importante que os mantengáis informados acerca de los cambios y/o ampliaciones en las restricciones de la normativa impuesta por el estado de alarma. 

Si todavía no se han puesto en contacto con vosotros, os aconsejo que consultéis con vuestros proveedores qué intenciones tienen, qué previsiones y que medidas van a tomar ante las restricciones del estado de alerta que afectan a vuestra boda. 


Es importante que todos, novios y proveedores, intentemos llegar a acuerdos que nos beneficien a todos y que impliquen la menor cantidad de daños económicos y emocionales posibles. Es momento de que todos arrimemos el hombro.


A la hora de fijar una nueva fecha, tener en cuenta que esta situación se puede alargar en el tiempo, por lo que no os aconsejo que os arriesguéis a reservar una nueva fecha muy pronto, porque os podéis encontrar con una nueva cancelación, con todo lo que ello conlleva en cuanto a decepción, nervios y logística. Por otra parte, debéis tener presente que habrá muchas parejas que también quieran posponerla y es fácil que todos queráis las mismas fechas, así que quizás prefiráis retrasar vuestra boda hasta 2021.


Debéis tener en cuenta que tampoco podréis celebrar la boda en casa, porque no están permitidos los movimientos de personas que no sean por causas justificadas (trabajo, compra de comida o medicamentos, asistencia a personas mayores y otros asuntos de fuerza mayor) y no se permiten las visitas o reuniones de cortesía ni en los domicilios particulares.


Para los que os estáis viendo afectados por esta crisis, tanto novios como proveedores, os deseo mucha fuerza y mucho ánimo. Esto al final pasará y poco a poco volveremos a la normalidad.




Información de interés:

Real Decreto 463/2020, de 14 de marzo, por el que se declara el estado de alarma para la gestión de la crisis sanitaria ocasionada por el COVID-19.

Real Decreto Legislativo 1/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios y otras leyes complementarias


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La primera vez que apareció el post Bodas, Proveedores y Cancelaciones en Tiempos de Coronavirus fue en el blog de ¿Quién Dijo Boda?



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Cómo Cancelar los Contratos con los Proveedores

Una boda que se cancela o se pospone es un motivo de lágrimas y disgustos. Y de mucho trabajo también. Hay que comunicárselo a mucha gente: a la familia, a los invitados, al oficiante... y a los proveedores, que son muchos. Vamos a contar: catering, fotógrafo, vestido de la novia, traje del novio, flores, invitaciones, menús, DJ, regalos para los invitados...


Y si comunicárselo a la familia tiene un coste emocional, decírselo a los contratistas y proveedores puede tener un coste económico.


Para que ese no a los proveedores no se convierta en un verdadero problema, aquí tenéis algunos consejos útiles:


Cuando se cancela por voluntad de los novios


En este caso son los propios novios los que cancelan el contrato de servicios con el proveedor, tanto si la boda se anula como si se aplaza. Para actuar, antes habrá que tener presente qué tipo de relación nos une con quien nos iba a prestar el servicio.


Proveedores con contrato escrito


Si habéis firmado un contrato de prestación de servicios previamente tendréis que tener en cuenta lo siguiente:

• Debéis leer cuidadosamente el contrato para saber qué condiciones de cancelación o aplazamiento os van a aplicar según ese documento.

• Revisad los pagos a cuenta que hayáis efectuado antes de la cancelación. Y de los que deberíais haber guardado, sí o sí,  todos y cada uno de los resguardos, correos electrónicos o cualquier tipo de documentación que los acredite.

• Comprobad las penalizaciones que os pueden cobrar y en qué concepto. Cuanto más cerca esté la fecha de la boda de la cancelación, más alto será el recargo.

• Haced las cuentas detenidamente para que, cuando os comuniquéis con el suministrador, tengáis una cifra de referencia. Es fácil que os quieran cargar más dinero del que está estipulado en el contrato o que se les olvide el dinero entregado a cuenta.

Un buen seguro de bodas, ahorra dinero en estos casos

• Si habéis contratado un seguro de bodas (que deberíais), comprobad las  compensaciones a las que tenéis derecho en caso de cancelación o aplazamiento de la boda, y en qué circunstancias. Ojo, que para poder cobrar esas indemnizaciones tendréis que tener documentados todos los contratos y cantidades entregadas.

• Comunicadle al proveedor la cancelación o aplazamiento lo antes posible. Aunque es un momento desagradable, es mejor no dejar pasar más tiempo, por el bien de ambas partes. 

• Esa comunicación debe ser telefónica o personal, pero debe estar apoyada por un documento escrito, porque las palabras se las lleva el viento. Y, un consejos, elegid fórmulas en las que quede constancia de que el suministrador ha recibido la noticia de la cancelación. 

• Por supuesto, si la boda no se va a celebrar (por causas ajenas al proveedor), pedidle disculpas. Y que sean sinceras, porque es una situación de lo más incómodo para él.

La negociación: imprescindible

• En caso de que os vayan a aplicar penalizaciones, podéis intentar negociar de forma inteligente con el contratista e intentar que os rebaje la cantidad. Unas lagrimitas a tiempo...

• Si es un hueso duro de roer tenéis varias opciones: buscar a otra pareja que se case en la misma fecha y localidad y cederle el producto o servicio, por un precio algo menor; podéis vender lo que podáis a través de portales especializados, así podréis recuperar una parte de lo invertido; según de lo que se trate, podéis donarlo a personas necesitadas (un vestido o una buena comida, por ejemplo, siempre son bienvenidos); y, por último, si no podéis recuperar ningún dinero, siempre podéis aprovecharlo vosotros (haced una fiesta y aprovechad el banquete, regaládselo a una pareja amiga, vended lo que se pueda vender, etc.). 

• En caso de que la boda se posponga, la negociación será más sencilla, puesto que no pierden un cliente totalmente, sólo aplazan la relación comercial.

Proveedores con acuerdo verbal


Si el encargo con el proveedor se ha realizado de manera verbal y no se ha documentado:

Guardad todos los tickets, facturas y recibos

• Recopilad recibos de pagos anticipados, en caso de que los haya. El mero hecho de tener un justificante de pago, ya acredita una relación comercial, lo que os puede beneficiar si queréis recuperar algún dinero.

• Si tenéis seguro, igual que en el caso anterior, comprobad si tenéis derecho a algún reembolso por este concepto.  

• En este caso, al no haber relación contractual, el proveedor se puede negar a devolveros el dinero adelantado. Y no hay mucho más que hacer, salvo que tengáis recibos o pruebas.

 

• Pedid disculpas, en este caso con mayor motivo.

• Si podéis pasarle el encargo a alguna otra pareja que se case en las mismas fechas, sería un bonito detalle con el suministrador. Y una forma de negociar para que os devuelva las cantidades entregadas a cuenta. 

Cuando se cancela por diferencias de criterio con los servicios del proveedor 


Si os veis obligados a cambiar de proveedor, porque no está prestando el servicio pactado, porque el producto no responde a las características o condiciones contratadas o porque hay diferencias de criterio o de caracteres entre las partes:

• Tened en cuenta todas las recomendaciones que os he dado anteriormente.

• Además, documentad todas las deficiencias y problemas que hayáis tenido con el contratista: fotos, documentos, testimonios, publicidad, folletos, etc. 

• Os aconsejo que, además de rescindir el contrato de forma escrita, le visitéis en persona para explicarle las razones de la cancelación y hacer valer las pruebas que las demuestran.

• La negociación en esta ocasión será más dura que en caso de que sea una cancelación por otros motivos, porque a nadie le gusta que le digan que trabaja mal y, probablemente, se ponga a la defensiva.  

• En caso de que no lleguéis a un acuerdo y el suministrador os quiera penalizar, aunque le hayáis despedido por no trabajar adecuadamente, probablemente tengáis que llegar a utilizar las hojas de reclamaciones, el arbitraje o, incluso, los tribunales de justicia. 

Siempre es mejor un mal acuerdo que un buen juicio...

 
Cuando se cancela por parte del proveedor

• Si es el contratista el que decide de manera unilateral no prestar el servicio o entregar el producto, debéis dar todos los pasos indicados anteriormente, pero teniendo en cuenta que los que tenéis la sartén por el mango en este caso sois vosotros. 

Si el que cancela es el proveedor, el daño es también moral

• Si el contrato es verbal, os aconsejo que pidáis todas las cantidades entregadas a cuenta. También podéis reclamar alguna indemnización por daños morales, pero será difícil que lo consigáis. 

• El proveedor negociará de forma muy dura, porque no querrá perder dinero, a pesar de haberos causado un perjuicio realmente importante; porque no es lo mismo que a un proveedor le cancelen un pedido, donde los daños son meramente económicos; que si se trata de unos novios a los que le dejan sin un producto o un servicio días antes de la boda, que ser verán perjudicados de forma económica y también moral. Así que, ataos los guantes y a por ellos.
  

En cualquier caso, os deseo de todo corazón que nunca os tengáis que ver en este tipo de situaciones. Pero siempre es bueno saber cómo actuar en todas las circunstancias.



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Qué Hacer si la Boda se Aplaza o se Cancela

¡Nos casamos! Una de las frases que más ilusión provocan en todos nosotros porque es toda una declaración de intenciones: queremos ser felices y nos comprometemos a serlo juntos. ¡Uf, ha quedado una frase no apta para diabéticos, es demasiado pastelera!


Pero hay ocasiones en las que el destino decide darnos con la puerta en las narices y nos vemos en la tesitura de tener que aplazar o cancelar la boda. Y, en la mayor parte de los casos, los motivos no son muy alegres: uno (o los dos) miembros de la pareja deciden que no están preparados para casarse, problemas económicos, fallecimiento de un familiar, retraso en la documentación (en caso de segundas nupcias o de matrimonios entre extranjeros) y otras catástrofes similares.

 

Cuando esto ocurre es necesario, ante todo, que os toméis las cosas con serenidad. Aunque es bien cierto que es difícil, es imprescindible tener la cabeza fría para poder acometer la ingente (e ingrata) tarea que significa aplazar o cancelar la boda.

 
Veamos qué hacer:

 
En caso de aplazamiento

 
Habrá que comunicar a todos los proveedores e instituciones que la boda se va a aplazar. En la mayoría de los casos os aplicarán una penalización que será más o menos grande según la cercanía de la fecha de la boda. Por ello, es necesario que hagáis una lista, después de haber revisado los presupuestos, para ir llamando a cada proveedor según os convenga más. Mi consejo es que negociéis lo mejor posible con cada uno de ellos para intentar reducir la penalización. En el caso de las instituciones (Iglesia y/o Estado), es necesario comunicarlo lo antes posible y, si se tiene prevista la nueva fecha, iniciar los trámites con rapidez.

 
Si aún no habéis enviado las invitaciones, únicamente debéis comunicarlo en persona o por teléfono a todos los invitados que tenían constancia de vuestra próxima boda, sin ningún trámite más.

 
Si ya habéis enviado las invitaciones, debéis enviar una nota informando del aplazamiento de la boda. No hace falta que indiquéis el motivo (tampoco habéis dicho porqué os ibais a casar en las invitaciones, ¿verdad?), salvo fallecimientos, enfermedades de personas muy allegadas u otras causas realmente graves.


Debéis tener en cuenta, aunque sea un gasto más, que hay que enviar otras invitaciones con la nueva fecha.

 
En caso de cancelación

 
Al igual que en el caso del aplazamiento, habrá que informar a proveedores e instituciones. En este caso es necesario negociar de forma más dura con los proveedores, porque serán más reacios a recortar sus indemnizaciones al no haber nueva fecha de boda.

 
Como en el caso anterior, si no habéis enviado las invitaciones, la comunicación de la cancelación es más sencilla. De palabra, por teléfono o, incluso por email. Pedid ayuda a familiares y amigos si las personas que sabían que os casabais eran muchas.

 
Cuando las invitaciones ya se han entregado, la cosa es más complicada, es ineludible enviar una nota a todos los invitados informando de la cancelación. En este caso os aconsejo que no indiquéis el motivo por el que se cancela y, en todo caso, podéis decir que ha sido una cancelación de mutuo acuerdo, independientemente de la causa real.

 
Debéis devolver todos los regalos que ya os hayan enviado, junto con la nota de cancelación. Y todos, son todos. Quedarse con los regalos de boda es totalmente inaceptable. 

 
Los dos también tenéis que devolveros los regalos que os hayáis hecho antes de la boda y, en especial el anillo de compromiso. Si el novio insiste, la novia puede quedarse con él, pero mi consejo es que por su bien no lo haga; a la larga, tener algo que sirve de recuerdo y de nexo de unión, es contraproducente.

 
Algo a tener en cuenta para evitar problemas con los aplazamientos y cancelaciones son los seguros de bodas. En el mercado cada vez hay más aseguradoras que ofrecen este tipo de pólizas, así que, es algo a tener muy en cuenta. Cubren desde problemas meteorológicos hasta la enfermedad de uno de los contrayentes, incluso incumplimientos de proveedores.


En cualquier caso, desde Quién Dijo Boda deseamos de todo corazón que nunca os tengáis que enfrentar a ninguna de estas situaciones.



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