Qué Es Un Seating Interactivo y cómo Incluirlo en la Boda

El seating es un imprescindible en cualquier boda, no sólo porque es necesario para que los invitados encuentren la mesa que les corresponde en la recepción, sino porque se ha convertido en uno de los elementos de la decoración que más se fotografía y se comparte después en redes y editoriales. 

Y precisamente porque es un punto fuerte en la boda, hay imágenes de estos planos que inundan Internet, las revistas de novias y las ferias nupciales. Pero estos se utilizan más para copiar que para inspirarse, por lo que la mayoría, finalmente, son réplicas en lugar de piezas únicas. Si habéis asistido a algunas bodas en los últimos años seguro que sabéis a qué me refiero. 

Por eso en este post quiero compartir con vosotros una idea para que vuestra boda no sea una más: un seating interactivo. 

Qué es un seating interactivo 

 

♥ Es un plano de distribución de mesas que implica que los invitados tengan que realizar alguna acción para encontrar su mesa y su puesto dentro de ella (si es que habéis decidido asignar cada sitio). 

 

♥ Este tipo de planos de asientos buscan que los invitados se sorprendan y se diviertan, que formen parte de la experiencia que les vais a ofrecer en la boda. Si lo que queréis es crear recuerdos inolvidables para los asistentes y fomentar que interactúen entre ellos, esta es una gran elección.

Algunas ideas inspiradoras

 

♥ Podéis disponer copas de champán o de cualquier otro tipo de bebida con una tarjeta con el nombre de cada invitado y el número de mesa que le corresponde. Si no queréis servir alcohol, hay otras opciones como cócteles sin, aguas perfumadas con frutas o flores, refrescos... 

 

 

♥ También podéis ofrecer una delicia gastronómica que sirva de introducción a la comida o la cena, casi como un aperitivo más. 

 

♥ Otra opción es colocar dulces que puedan disfrutar tras la cena, junto con el café. 

 

♥ También es una gran idea que el nombre y el número de mesa estén escritos en una tarjeta o en el envoltorio de un regalo que cada uno se podrá llevar como recuerdo. Si queréis que todavía sea más inolvidable, podéis personalizar el regalo y añadir un mensaje especial para cada uno.

 

 

♥ O incluso tenéis la posibilidad de disponer algún detalle útil que puedan utilizar durante la celebración, como abanicos o paypays, alpargatas o zapatillas...

 

 

♥ Si hay niños invitados, no os olvidéis de preparar algo especial para ellos en el seating. Quedarán encantados. 

 

♥ Podéis colocar una cámara Polaroid junto al seating para que cada uno de los invitados sustituya la tarjeta con su nombre y número de mesa con una foto que se tomen justo antes de entrar a la recepción, junto con un mensaje. Así, además de plano de asientos funcionará como un libro de firmas diferente. 

 

 

♥ Quizás prefiráis entregar a cada invitado una tarjeta del estilo de rasca y gana, en la que tengan que trabajar para averiguar cuál es su mesa. Otra variante de este tipo de seating es sustituir el hecho de rascar por escanear un código QR.  

 

♥ Incluso podéis entregar a cada asistente una pieza de puzle cuando lleguen al cóctel para que la vayan colocando en un marco hasta que se complete el plano y puedan consultarlo.  

Y unos consejos imprescindibles

♥ Tened en cuenta que la seguridad debe primar sobre la estética, por lo que su montaje no debe suponer ningún riesgo ni para el personal que trabaje en la boda. Eso implica que los anclajes, la estabilidad y el montaje deben ser seguros. 

♥ También es importante que no perdáis de vista la finalidad fundamental del seating: la funcionalidad. Los invitados deben poder encontrar su mesa, por lo que la decoración no debe dificultar su lectura, y el tamaño y la tipografía de las letras y números debe ser adecuado. 

♥ El hecho de que sea interactivo, no significa que haya que hacer un máster para saber qué hacer o cómo actuar. Indicadlo claramente, si es algo complejo, y no busquéis diseños tan elaborados que no sirvan para sus verdaderos fines: que los asistentes encuentren su mesa y que se diviertan participando. 

¿Qué os parece la idea de disponer un seating interactivo en vuestra boda?

 

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Errores Habituales al Elaborar la Lista de Invitados

La organización de un boda es una tarea compleja, no os voy a engañar. Aunque es una etapa preciosa e inolvidable para cualquier pareja, también supone estrés y quebraderos de cabeza. Y quizás uno de los puntos más críticos es la de la preparación de la lista de asistentes. El hecho de decidir quién os acompañará y quién no es decisivo, porque esas personas son las que compartirán uno de los momentos más emotivos de vuestra vida en común y las que contribuirán a que la boda sea un éxito... o todo lo contrario. 

Por eso en este post quiero hablaros de los errores más habituales a la hora de elaborar la lista de invitados y cómo evitarlos. ¿Nos ponemos manos a la obra?

Dejarla para el último momento

Preparar la relación de invitados suele ser una de las tareas que más quebraderos de cabeza supone para cualquier pareja de novios, pero posponerla no lo hace más fácil, sino que lo complica. El hecho de no tener claro cuántos y quiénes asistirán a la boda impedirá que podáis continuar con muchos de los preparativos que dependen de ello. Por otra parte, según vaya pasando el tiempo y no tengáis definido el listado, los nervios y los remordimientos por no haberlo hecho irán aumentando cada vez más.

Comenzar a elaborarla antes de definir el presupuesto para la boda

No nos vamos a engañar, hace ya mucho tiempo que no se gana dinero con una boda. Lo que los invitados regalan no cubren en absoluto lo que los novios van a gastar en ello. Aunque sí suelen cubrir el cubierto y algo más, hay muchos más detalles que suponen mucho dinero. Eso significa que primero debéis tener claro cuál es el presupuesto del que disponéis y el tipo de celebración que deseáis y ajustar el número de asistentes que os podéis permitir.

No tener en cuenta la capacidad del espacio en el que celebraréis la boda

El lugar de celebración tiene un peso específico en la lista de asistentes. Si es muy grande, no se pueden utilizar zonas pequeñas y delimitadas y los invitados van a ser pocos, se puede crear una sensación incómoda (casi triste) por la cantidad de espacio vacío. Y si es pequeño y los asistentes previstos son muchos, probablemente os obliguen a reducir el número al no poder superar un aforo por normativa, o que los invitados no dispongan de sitio suficiente.

Es fundamental que decidáis qué es más importante para vosotros, el lugar en el que tendrá lugar la boda o la cantidad de personas con las que queréis contar. 

No comunicaros entre vosotros

Es fundamental que la relación de asistentes a la boda la confeccionéis entre ambos, procurando consensuar las decisiones. Podéis preparar una lista cada uno por separado, una común y luego combinarlas hasta encontrar la que sea perfecta para vosotros.

 

Hacer demasiado caso a los demás

Es muy frecuente que la familia sugiera (o imponga) invitados a los novios, aunque es un tremendo error, tanto por parte de la pareja al aceptarlo como por parte quien opina por presionarles. La boda es vuestra, por lo que sois vosotros los que debéis decidir. Además, cuando se aceptar una sugerencia, lo habitual es que le sigan muchas más, de forma que una relación inicial de 50 invitados puede convertirse en una de 120 antes de que os deis cuenta. 

Preparar una lista inicial demasiado pequeña

Si el número de invitados con el que comencéis es muy reducida, incluso en bodas íntimas, os podéis encontrar con dificultades, porque es más sencillo quitar nombres que añadirlos. 

En un primer momento puede que hayáis contado con personas que por un motivo u otro no puedan asistir, o que después de pensarlo bien prefiráis no contar con ellas. Os pongo un ejemplo: deseáis que el número de invitados esté entre los 25 y los 30, y confeccionáis un primer registro de 27. Una vez que tanteáis a los posibles asistentes para saber si podrían estar presentes en la boda y que revisáis los nombres, tacháis a 10. Os habréis quedado con 17 personas, entre las que puede que haya cancelaciones. Eso significaría que vais a tener que rebuscar entre vuestros contactos para completar vuestro listado, algo que no suele salir bien, porque si no os habéis acordado de ellos en un primer momento, es por un buen motivo. 

Elaborar una que sea demasiado grande

Al contrario que en el caso anterior, un listado enorme os creará problemas, porque no sabréis a quién tachar para llegar al número de asistentes que os hayáis propuesto en un principio. Y si no sabéis eliminar a los necesarios para conseguir una lista razonable, os podéis encontrar con una boda multitudinaria sin apenas daros cuenta. 

No tomar precauciones con una posible lista alternativa

Es muy habitual crear un listado alternativo para completar el número de invitados, en caso de que haya muchas cancelaciones. Aunque esto puede ser una buena idea si necesitáis llegar a un número mínimo, lo cierto es que esta práctica puede llevaros a contar con personas que quizás no os agraden demasiado o con las que no tenéis apenas contacto.  

Invitar a demasiada gente

Una relación de asistentes demasiado larga implica un presupuesto también interminable, algo que deberíais tener en cuenta. Por otra parte, es muy difícil que varios cientos de invitados sean personas realmente cercanas a vosotros. Si unís ambas razones, os daréis cuenta de que esas personas de más (pero a las que probablemente no habéis ni siquiera invitado a tomar un café en vuestra casa, ni lo haréis después) os van a salir muy caras. 

Invitar a muchas personas por compromiso

Antes de añadir nombres sin ton ni son, tened en cuenta que es un día muy especial para vosotros, que únicamente deberíais compartir con aquellos a los que apreciéis y que os aporten cariño y alegría... y que al fin y al cabo os costarán dinero.

Invitar a más invitados de los que deseáis para llegar a un número mínimo

Hay algunos proveedores de catering que imponen un mínimo de invitados para poder celebrar la boda con ellos, o en caso de no llegar a él, cobran igualmente los cubiertos hasta cubrir ese número, asistan o no. Eso significa que algunas parejas añaden personas a su registro de invitados con los que probablemente no contarían en otras circunstancias. Y es un error, porque, como ya os he comentado antes, el día de la boda únicamente os deberíais rodear de personas a las que apreciéis y con las que os apetezca mucho compartir un momento tan especial. 

Espero que este post os facilite la tarea de confeccionar la lista de invitados y que esta sea todo un éxito.

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Todo lo Que Debéis Saber sobre el Seating Plan

¿Habéis decidido cómo se sentarán los invitados en la recepción de la boda? Si es así, enhorabuena, porque no es tarea fácil. Ahora ya sólo tendréis que comunicárselo a responsable del espacio en el que tenga lugar y/o al catering... y a los invitados. Porque estos últimos también deben conocer el lugar que les habéis reservado, y para eso está el seating plan o tabla de asignación de asientos.

En este post quiero compartir con vosotros las claves del seating plan en la boda, sus ventajas, cómo organizarlo, el mejor diseño y la ubicación adecuada. Espero que os sean útiles.

 

 

Qué es

♥ El seating plan o tabla de asignación de asientos es una forma de transmitir a los invitados cuál es la mesa que les habéis asignado dentro del espacio en el que tenga lugar la recepción de la boda. Puede ser una tabla que se disponga en vertical, a modo de tablón de anuncios, pero también puede adoptar cualquier otro formato.

♥ Hay que diferenciarlo del mesero, aunque a veces al seating también se le llama así. Realmente es un plano de la mesa que tiene unas ranuras en las que se insertan unas tarjetas con el nombre de cada invitado, justo en el lugar en el deben de sentarse dentro de ella. Se suele aplicar a una única mesa imperial. 

♥ El sitting no es más que la distribución de los invitados dentro de cada mesa con los marcasitios o tarjetas de puesto de mesa.

Ventajas de confeccionar un seating plan

 

♥ Elaborar una tabla de asignación de asientos es una herramienta más útil de lo que parece. 

 

♥ Al asignar la mesa que le corresponde a cada invitado, evitaréis los problemas que se pueden derivar si se sientan a la misma mesa personas que suelen discutir o que se tienen cierta animadversión. Organizar las mesas requiere de mucho sentido común, de diplomacia y de trabajo, pero merece la pena.

 

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♥ Otra de las ventajas de asignar los asientos en la recepción de boda, es que podréis elegir quién está más cerca de vosotros, la composición de las mesas para que los asistentes disfruten al máximo de la boda, si habrá mesas para niños... Una buena disposición de los asistentes en el espacio de la recepción puede contribuir a crear un ambiente que favorezca la conversación y la diversión de todos.

 

♥ Los invitados no tendrán que luchar por encontrar un sitio en una mesa, puesto que ya lo tendrán asignado de antemano. 

 

♥ Le facilitaréis la tarea al personal que trabaje en la boda, porque tendrán identificadas las mesas en las que hay menús o necesidades especiales. 

 

Cómo organizar la tabla de asignación de asientos

 

♥ Podéis organizar las mesas sin necesidad de asignar un puesto concreto para cada invitado, o definir incluso quién se sentará en cada lugar de la mesa. Para bodas íntimas e informales, lo más habitual es dejar que cada asistente escoja dónde sentarse en su mesa. Si la boda es muy formal, siempre os recomendaré que asignéis los asientos.  

 

♥ Si no vais a asignar puesto dentro de cada mesa, podéis organizar el listado de dos maneras: por nombre o número de mesa, o por nombre de los invitados. En el primer caso, tendréis que encabezar cada mesa con su nombre o letra y el nombre de cada invitado debajo, preferentemente por orden alfabético. En el segundo, podéis organizar listados encabezados por A, B, C... escribiendo debajo de cada letra el nombre de cada invitado y al lado la mesa que le corresponde.

 

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♥ Hablando de orden alfabético, debéis elegir si el primer elemento ordenador será el nombre o el apellido. En las bodas informales, podéis guiaros primero por el nombre, mientras que en las formales, es mejor decantarse por el apellido.

 

♥ El seating puede consistir en un listado de mesas con los nombres de los invitados que sea sentarán a ella. En este caso lo ideal es complementar la tabla de asignación de asientos con tarjetas de puesto de mesa.

 

♥ También se puede presentar en un plano en el que estén dibujadas las mesas tal y como estarán dispuestas en el salón, junto con los nombres de cada persona en el lugar que le corresponde en su mesa.  

El diseño

 

♥ La tipografía debe ser legible, tanto por su diseño como por su tamaño. La tabla de asignación de asientos tiene que ser bonita y original, pero sobre todo tiene que ser útil. 

 

♥ La tabla debe tener un diseño que encaje con el resto de la decoración y papelería de la boda. 

 

♥ El diseño puede ser original o clásico, pero lo fundamental es que sea funcional. Aunque os sugiero que evitéis los de estéticas ya demasiado trilladas, porque los invitados los habrán visto ya mil veces. Si no se os ocurre nada realmente diferente, es mejor buscar un diseño atemporal y sobrio que uno que se lleva viendo en Pinterest o en Instagram de forma machacona durante los últimos años.

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♥ Es muy importante que los nombres estén bien escritos, sin faltas de ortografía ni incorrecciones. 

 

♥ En caso de bodas muy formales, os aconsejo evitar los apodos y diminutivos que únicamente se usen en confianza. Tened en cuenta que el listado no lo leerá únicamente cada interesado, lo harán todos los invitados. 

 

La ubicación

 

♥ Ubicadlo a la entrada del salón o del espacio en el que se vaya a servir la comida o la cena. Debe ser visible y accesible para todo el mundo. Si hay varias entradas al recinto, os recomiendo que pongáis tantos tableros como accesos haya.

 

♥ Es importante que esté bien asegurado, de forma que no se caiga si hay un golpe de viento o alguien le pueda dar un golpe. La seguridad ante todo. 

 

¿Ya habéis pensado en cómo será el seating plan de vuestra boda? Mi consejo final: no lo dejéis para el último momento.

 

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