¿Qué Hacer Si Tenéis Invitados de Fuera de la Ciudad? (I)

En la mayoría de las bodas hay invitados que provienen de una ciudad diferente a la de los novios. Incluso de otro país. Esto es un asunto realmente delicado, porque suele suscitar muchas dudas: ¿les debemos pagar el viaje o el alojamiento? ¿debemos ocuparnos de su bienestar o les dejamos libertad?...


Si algunos de vosotros habéis sido los invitados de fuera, habréis tenido experiencias de todo tipo, muchas de ellas quizás no demasiado agradables. No todo el que invita a una boda a alguien que vive fuera de su ciudad, tiene consideración el esfuerzo que conlleva asistir, ni las necesidades y preocupaciones que le pueden surgir al tener que desplazarse.


Por ello, en este post os doy algunos consejos que os pueden ser útiles a la hora de tratar adecuadamente a vuestros invitados de fuera.


En esta primera parte, os hablaré acerca de quién paga los gastos del viaje y de qué tener en cuenta antes de que lleguen para hacerles la vida más fácil en nuestra ciudad.


Comenzamos...
 

¿Pagar o no pagar? Esa es la cuestión.

¿Les pagamos el desplazamiento y/o el alojamiento?


La respuesta es bien sencilla: si os estáis preguntando esto acerca de algunos invitados, es que no tenéis porqué pagarles nada de vuestro bolsillo. Esta duda os asaltará únicamente con personas que no tienen cercanía con vosotros (aunque sean familia) o con las que no tenéis un trato cordial, por lo tanto, ¿por qué pagarles nada?


Mi consejo es que sólo os planteéis cubrir sus gastos de viaje y hotel en dos casos: 

• Cuando son personas muy allegadas y que, además, tendrán un papel importante en la boda: padrinos, damas de honor, testigos.

• Cuando se trata de personas que deseáis de corazón que estén presentes en vuestra boda y que sabéis que no tienen capacidad económica para cubrir esos gastos extras.

Por supuesto, esto también dependerá del número de invitados en cuestión y de vuestro presupuesto.


¿Qué hacemos antes de que lleguen?

• Antes de nada, valorar el esfuerzo, tiempo y dinero que supone desplazarse a otra ciudad, aunque sea para ir a una estupenda boda como la vuestra ;) Así que, lo primero sería agradecérselo de palabra o por escrito.

Imprescindible: más de una categoría de hotel

• Ayudarles con la organización del viaje y del alojamiento. Mi consejo es que busquéis dos o tres tipos de transportes y de hoteles, diferentes en cuanto a categoría y precio. Así cada invitado podrá elegir el que más le convenga.

• Para los que se desplacen en coche, podéis prepararles itinerarios y planos. A la mayoría nos gusta hacerlo nosotros mismo, pero no deja de ser un detalle que se agradece.

• Buscar información acerca de visados u otros requisitos burocráticos, en caso de que se trate de invitados extranjeros.

• Lo ideal es que planifiquéis los desplazamientos dejando margen para que puedan descansar del viaje antes de la boda. Todos sabemos que un viaje, aunque sea por un buen motivo, es agotador. También habrá que dejarles tiempo para que puedan ir a la peluquería o maquilladora, si lo desean.

• En caso de que vayan a necesitar algún tipo de vehículo, también sería oportuno que buscaseis agencias de alquiler de coches que puedan atenderles. E igual que en el caso de los desplazamientos y hoteles, buscar más de un precio.

• Si hay niños entre los invitados, podéis buscar alguna empresa que proporcione babysitter, por si a los padres les puede ser de utilidad que se encarguen de los niños mientras descansan del viaje, se arreglan o van de compras. 
  

• Lo ideal es facilitarles esta información con tiempo y antes del viaje, para que puedan programarlo con tranquilidad. Podéis enviársela junto con la invitación o con una comunicación posterior, una vez que hayan confirmado su asistencia. Un dossier en papel y/o en formato electrónico sería perfecto.

Y hasta aquí llega la primera parte del post. En la segunda, veremos qué hacer para que los invitados se sientan cómodos en la ciudad y qué tener en cuenta si algunos provienen de otros países.


¡Nos vemos en la segunda parte! 




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